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如何构成一个成功的自动化策略

如何构成一个成功的自动化策略?

如何构成一个成功的自动化策略?

您不必了解编码即可构建成功的自动化策略,选择与您的业务最合适的自动化软件即可。

Forrester 的报告显示,高达 22% 的企业没有实施工作流程自动化,这会在工作效率方面损失大量利润和时间。 事实上,我们能够通过自动化来帮助各个行业的企业,而无需任何编码。 让我们来了解一些当你想建立一个有效的自动化策略时,需要考虑哪些方面。

为什么需要自动化?

自动化为实施它的公司提供了很多好处,一些已经开始实施的公司已经取得了成果,例如:

  • 降低运营成本
  • 能够将人力分配到更具战略性的增值任务上,并且提升员工技能
  • 创造更为智能工作环境
  • 增大和改善工作效率
  • 能将大量的工作在数小时中完成
  • 改善市场竞争性
  • 更好的客户互动
  • 还有更多。

阅读更多:您需要了解的有关智能自动化及其误解的所有信息

自动化确实可以为您带来好处,但了解为什么需要自动化也很重要。 您需要了解自动化项目将如何影响您公司的总体营业方向或战略。 例如,为什么需要自动化——或许是因为您需要降低公司的运营成本。 或许,您的公司想要创造新的收入? 或者,您的公司希望为客户提供更好的服务——并且需要消除耗时的手动流程?

要将智能自动化应用于任何公司,您需要从规划开始。 与任何业务变化一样,结果的成功很大程度上取决于规划。

哪些流程需要自动化?

要开始使用智能自动化,您将首先评估哪些流程改进将为您的公司带来最大价值。 您必须在公司的短期和长期战略中了解您的业务目标。 所有流程改进都应由业务方向来驱动或指导。

什么是一项流程?

一个过程涉及具有可以影响输出的变量的步骤。 例如,贷款申请是一个过程。 在这个过程中,你需要分析很多变量,例如就业状况、年龄、收入等。这个过程的输出是贷款申请的批准或拒绝。 贷款申请是智能机器人可以自动化的流程示例之一。

要了解要自动化哪个流程,您需要分析流程。 您可以通过进行流程映射来做到这一点。

什么是流程映射?

流程映射是关于识别和理解流程中采取的所有步骤和决策,并详细说明记录这些步骤。 这个过程包括:

  1. 分析和理解所有流程的相关步骤
  2. 记录流程
  3. 从记录中改善流程
  4. 判断工具的需求和选择正确的自动化供应商来处理流程。
  5. 实施这项流程自动化。

如何改善现有的流程?

在决定要自动化哪个工作流程或如何改进它时,您可以参考任何流程中的 8 种浪费处,您可以记住以下几点:

  1. 缺陷——当一个过程可以减少缺陷时,检查就会减少,过程就会有更高的输出。 例如,您可以查看流程中涉及的自定义表单,并使更简单直观地完成。
  2. 过度处理 – 确定您是否真的需要执行此步骤。
    例如,当您创建一个在线表单时,您的系统只需填写邮政编码即可提取完整地址,用户可以减少填写其他详细信息的几个步骤。
  3. 等待 – 您是否在等待有人给您数据以继续?
    例如,当您通过电子邮件向 HR 请求请假时,是否会耽误您的时间?
  4. 不利用好资产——您是否使用超级计算机来处理一些简单的任务?
  5. 交通——你需要四处走动才能完成任务吗?
  6. 库存——你能减少你的WIP(在制品)吗?
  7. 活动时长 – 您是否需要很长时间或经常四处走动来搜索您的信息?
  8. 过度的流程——如果您的客户只需要信息 A,您是否需要提供额外的信息?

为了简化流程改进的步骤,可以参考这个流程改良框架
企业单元选择: 进行成本效益分析
流程映射: 记录流程的步骤
使用AI自动化的新流程设计:映射流程
AI流程自动化的实施:构成自动化脚本和记录

您将需要查看单元中的所有流程,并找出首先需要开始的流程。 建议从大处看概观,但从小处着手。

这些流程可以被自动化吗?

如何构成一个成功的自动化策略?

当你在看此流程图时,因注意以下几点:

  1. 此流程是否是大量的工作?
  2. 此流程是否需要访问多的IT应用、系统?
  3. 此流程是否遵循意定制的规定并不需要多次的改变?
  4. 西流程是否需要限定的人类介入?
  5. 此流程是否包含有规则性的数据
  6. 此流程是否需要低程度的操作?

应该选择哪一个自动化软件呢?

了解要自动化哪个流程后,您现在可以决定使用哪个自动化软件来启动您的项目。 也许您已经提出了自己的选择标准。 在选择自动化软件时,您还可以参考以下 6 个问题。

  1. 自动化软件可以访问我的应用程序吗?
  2. 我需要从非结构化文本中提取信息吗?
  3. 我的自动化项目可以扩展(即部署到企业的更大部分)吗?
  4. 自动化软件可以在我现有的 IT 基础设施环境中工作吗?
  5. 我是否需要以下智能功能:
    a)电子邮件分类
    b)从邮件中提取无规则的信息
    c)提取本结构性信息
    d)从历史数据中理解意义并创建预测模型
  6. 是否需要判别徽标或者用图像识别认证护照?

阅读更多:实施智能自动化的 5 大挑战:为什么自动化会失败?

现在您已经清楚地了解了要自动化的流程以及要使用哪种自动化软件,您可以继续进行自动化项目了。

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作者:Reiko Anjani & Kezia Nadira

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