Intelligent Automation atau otomatisasi cerdas (lebih dikenal dengan cognitive automation) merupakan penggabungan teknologi canggih seperti Artificial Intelligence dan Machine Learning. Tujuan penggabungan in iadalah untuk meningkatkan performa teknologi ini dalam mengotomatisasi proses. Adanya penambahan fitur teknologi ini disebabkan oleh adanya tantangan bagaimana mengotomatisasikan proses yang lebih kompleks, seperti proses yang membutuhkan intervensi manusia. Proses ini dapat berupa tipe pekerjaan yang membutuhkan pengetahuan dan kemampuan kognitif manusia. Solusi dari tantangan ini adalah dengan intelligent automation.

Sebagai contoh, di Perbankan, Intelligent Automation dapat mengotomatisasi proses pengajuan pinjaman. Machine Learning dapat digunakan untuk menganalisis pinjaman yang diajukan oleh nasabah, lalu membuat rekomendasi apabila pinjaman tersebut disetujui atau tidak. Pada bidang manufaktur, Machine Learning dapat digunakan untuk mengotomatisasikan laporan perawatan mesin dengan mendeteksi kerusakan pada mesin. Pada bidang asuransi, Machine Learning dapat digunakan untuk memberikan rekomendasi produk asuransi terbaik untuk nasabah tertentu berdasarkan latar belakangnya.

Kesimpulannya, ada banyak sekali area yang dapat diotomatisasi. Intelligent automation memberikan tingkat akurasi yang lebih baik, mengingat cara kerjanya adalah dengan meniru kemampuan kognitif manusia dalam mengerjakan pekerjaan.

Mengapa Otomatisasi Cerdas?

Menurut Gartner, Intelligent automation adalah tren teknologi strategis nomor 1 pada tahun 2020. Hal ini akan tetap relevan, dan akan melampaui Robotic Process Automation (RPA) yang cara kerjanya secara rule-based.

Teknologi ini menawarkan banyak manfaat bagi perusahaan yang mengimplementasikannya. Beberapa perusahaan yang telah memulai otomatisasi telah memperoleh hasil, seperti:

  • Biaya operasional yang lebih rendah
  • Mampu mengalokasikan dan meningkatkan keterampilan karyawan untuk pekerjaan yang bernilai tambah dan lebih strategis
  • Terciptanya lingkungan kerja yang lebih cerdas untuk karyawan
  • Meningkatnya produktivitas
  • Mampu menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah besar yang biasanya memerlukan berhari-hari, hanya dalam hitungan jam
  • Meningkatnya daya saing dan nilai kompetitif
  • Customer engagement yang lebih baik
  • dan masih banyak lagi.

Baca tentang 10 Manfaat Digitalisasi bagi Perusahaan Anda untuk Bersaing di Era Digital

Tantangan dalam Menerapkan Otomatisasi Cerdas

Menerapkan otomatisasi cerdas tidak akan mungkin berjalan tanpa tantangan. Sangat penting bagi perusahaan, yang ingin menerapkan teknologi ini, untuk mempelajari tantangan ini dan bagaimana cara mengatasinya.

Beberapa tantangan yang paling umum adalah:

1. Salah memilih vendor

Memilih vendor merupakan tahapan yang sangat penting di awal proses implementasi. Perusahaan perlu mengevaluasi vendor berdasarkan kemampuan dan fitur teknologi yang mereka miliki, yang nantinya akan menunjang apakah tujuan otomatisasi tercapai. Sangat penting untuk memastikan bahwa vendor tertentu untuk mampu menyediakan teknologi otomatisasi yagn dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuan mereka. Misalnya, jika sebuah perusahaan ingin fokus untuk mengotomatisasikan pemrosesan dokumen yang bervolume tinggi, mereka harus memastikan bahwa vendor memiliki kredibilitas dan teknologi yang mumpuni untuk proses ini. Seperti, memiliki fitur OCR atau Machine Learning untuk ekstraksi data dari dokumen.

Menyeleksi dan memilih vendor yang tepat mungkin dapat membuat frustasi dan membutuhkan waktu yang lebih lama dari yang diharapkan. Namun, hal ini umum terjadi pada awal implementasi otomatisasi. Perusahaan dapat menghindari situasi tersebut dengan melakukan penelitian mendalam terhadap target vendor. Perusahaan juga dapat menyiapkan daftar penilaian atau kriteria yang harus dipenuhi oleh vendor. Persiapan ini dapat membuat proses penyeleksian vendor lebih cepat dan mudah.

Pelajari tentang 10 pertanyaan untuk seleksi vendor otomatisasi dan bagaimana memilih vendor terbaik untuk usaha anda

2. Salah memilih proses untuk diotomatisasi

Sebelum memulai evaluasi proses yang ingin diotomatisasi, perusahaan perlu memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang bagaimana proses tersebut akan mempengaruhi arah atau strategi perusahaan secara keseluruhan.

Untuk memulai implementasinya, perusahaan perlu mengevaluasi proses mana yang akan memberikan nilai terbaik bagi perusahaan melalui otomatisasi. Perusahaan perlu memahami tujuan dan strategi bisnisnya baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Semua proses yang ingin diotomatisasi harus sesuai dengan panduan, arah, dan strategi bisnis perusahaan.

Sebagai contoh, di Perbankan, apakah bank tersebut ingin mempercepat proses persetujuan pinjaman untuk nasabah? Mengapa? Terlebih lagi dengan survey yang menunjukkan bahwa nasabah lebih menyukai proses pengajuan pinjaman yang lebih cepat. Hal ini berarti lebih terbukanya peluang bisnis. Bagaimana jika kebanyakan nasabah mengambil pinjaman di bank pesaing yang memiliki proses persetujuan lebih cepat?

Setelah semua analisis ini, perusahaan akan lebih yakin bahwa proses yang akan diotomatisasi adalah proses yang tepat untuk meningkatkan nilai tambah dan daya saing perusahaan. Mengapa ingin memiliki proses yang lebih baik? Tentunya karena akan menurunkan biaya operasional, memungkinkan layanan pelanggan yang lebih baik, serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih kondusif dan tentunya membuat karyawan lebih bahagia.

Walau otomatisasi cerdas berpotensi mampu mengotomatisasi banyak proses, akan lebih baik bagi perusahaan untuk merampingkan proses yang diinginkan terlebih dahulu. Mengotomatisasikan proses yang tidak (kurang) efisien hanya akan membuatnya tidak lebih efisien, dan perusahaan masih akan mendapatkan output atau hasil yang sama tidak efisiennya.

3. Process mapping yang tidak jelas

Sebelum penerapan otomatisasi, sangat direkomendasikan kepada perusahaan untuk melakukan process mapping atau pemetaan proses. Setelahnya process mapping rampung, barulah lanjut melakukan process re-engineering. Untuk mengetahui proses mana yang harus disederhanakan, perusahaan perlu memiliki pemahaman dan gambaran umum yang baik tentang keseluruhan proses yang berjalan dalam keseharian bisnisnya.

Process mapping merupakan proses identifikasi dan pemahaman semua langkah dan keputusan yang terlibat dalam sebuah proses. Dalam process mapping, perlu adanya dokumentasi langkah-langkah tersebut dengan penjelasan yang terperinci. Process mapping melibatkan pertanyaan seputar:

  • Bisakah mengotomatisasi proses ini?
  • Apakah proses ini bervolume tinggi?
  • Apakah proses ini melibatkan data yang bersifat terstruktur, atau tidak terstruktur? Apakah proses ini memerlukan akses ke beberapa aplikasi atau program I.T.?
  • Apakah perlu intervensi manusia?
  • Apakah mengikuti aturan yang telah ditentukan sebelumnya dan tidak sering berubah?
  • Apakah perlu exception handling minimum?

Process mapping yang tidak jelas akan menjadi tantangan dalam menerapkan intelligent automation. Dengan demikian, penting bagi perusahaan untuk memperhatikan detail pada proses yang ingin mereka otomatisasi.

4. Ekspektasi yang keliru

Process mapping yang tidak jelas akan menimbulkan ekspektasi yang sama tidak jelas dan keliru. Sebagian besar perusahaan berharap bahwa mereka akan mendapatkan hasil instan segera setelah mereka menerapkan proyek otomatisasi. Pada kenyataannya, butuh waktu agar dapat menerapkan proyek tersebut, terutama apabila terdapat adaptasi tertentu yang diperlukan. Otomatisasi cerdas menawarkan transformasi dalam proses bisnis – hal ini benar, tetapi tidak secara instan.

Perusahaan juga berharap bahwa semua proses cocok untuk otomatisasi. Oleh karena itu, perlu adanya evaluasi dan pemetaan proses secara menyeluruh. Otomatisasi cerdas tidak dapat menangani semua proses.

Ekspektasi yang keliru dapat mengakibatkan kegagalan dalam penerapan otomatisasi. Inilah sebabnya mengapa vendor terpilih harus dapat menyelaraskan metode kerja mereka dengan tujuan perusahaan.

5. Kurangnya motivasi dari karyawan

Tantangan lain dalam menerapkan otomatisasi adalah resistensi karyawan terhadap perubahan. Terlepas dari manfaatnya, faktor manusia juga penting untuk dipertimbangkan. Menerapkan otomatisasi berarti akan ada perubahan dalam proses, yang akan menghasilkan pergeseran lain dalam peran karyawan. Hal ini sebab transformasi akan mempengaruhi cara kerja mereka.

Benar bahwa otomatisasi, proses bisnis akan dapat berjalan secara otomatis dan lebih baik. Hal ini bukan berarti dalam penerapannya tidak memerlukan campur tangan manusia sama sekali. Manusia, dalam hal ini karyawan, masih perlu melakukan pengawasan. Mereka harus bekerja sama dengan robot untuk mencapai tujuan.

Namun, terdapat beberapa kesalahpahaman tentang artificial intelligence dan otomatisasi berbasis kecerdasan buatan. Karena kesalahpahaman yang menghantui ini, karyawan bisa saja ragu untuk berurusan dan bekerja dengan teknologi baru tersebut. Belum lagi kurangnya kesiapan keterampilan dan pengetahuan IT mereka, yang juga akan menjadi tantangan lain. Hal ini terjadi karena tidak mungkin menugaskan seseorang yang tidak memahami dasar cara kerja otomasi, untuk mengawasi cara kerjanya dalam mengotomatisasi proses tertentu.

Apa yang dapat disimpulkan?

Kesimpulannya, beberapa perusahaan mungkin tidak bersedia mengalokasikan sumber daya seperti manusia, waktu, dan biaya untuk menerapkan atau mengadopsi otomatisasi cerdas. Perlunya alokasi ini adalah alasan utama mengapa beberapa perusahaan berpikir bahwa mereka tidak membutuhkan otomatisasi.

Namun, lebih baik berkorban di awal untuk mendapatkan hal-hal yang lebih besar setelahnya. Mengadopsi dan memulai otomatisasi untuk melakukan proyek akan memakan waktu, tetapi pada akhirnya perusahaan dapat dengan cepat mendapatkan keuntungan darinya. Mengabaikan penerapan otomatisasi akan membuat perusahaan kehilangan nilai kompetitif demi daya saing mereka.

Dapatkan e-book GRATIS kami tentang semua yang perlu Anda ketahui tentang otomatisasi cerdas, dan kiat sukses cara menerapkannya. Anda bisa mendapatkan panduan tentang bagaimana melakukan evaluasi dan pemetaan proses, analisis biaya, dan banyak lagi!


Baca artikel ini dalam Bahasa Inggris

By: Kezia Nadira