Peran Intelligent Document Extraction untuk Integrasi Data

Integrasi data merupakan proses yang sangat penting dalam sebuah bisnis. Pada umumnya, proses ini melibatkan pengumpulan data dari berbagai sumber, lalu membarui data yang sudah ada pada sistem atau membuat entry baru. Contoh sumber data meliputi dokumen, baik fisik maupun digital, atau bahkan sistem lainnya. Untuk dapat ‘menarik’ data dari dokumen, perlu investasi waktu dan tenaga apabila kita mengerjakannya secara manual.

Seringkali, perusahaan harus memproses dokumen dalam jumlah yang sangat banyak, dengan tipe dan format dokumen yang juga bervarisasi. Oleh karena itu Intelligent Document Processing (IDP) dapat memberikan bantuan yang signifikan dalam hal peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja selama integrasi data. Dalam kata lain, dengan adanya teknologi ini, kita dapat mengumpulkan data secara otomatis tanpa memerlukan tenaga manusia dalam pengerjaannya.

Apa itu Intelligent Document Extraction?

Intelligent Document Extraction merupakan proses ekstraksi data secara cerdas oleh cognitive bots atau robot cerdas. Teknologi ini merupakan bagian dari IDP, dan dapat membantu perusahaan untuk memproses dokumen dengan fitur kecerdasan buatan seperti Machine Learning (ML) dan Natural Language Processing (NLP). Teknologi ini bertujuan untuk mengekstrak atau menyimpan data seefisien mungkin.

Konsep Intelligent Document Extraction

Konsep intelligent document extraction adalah bagaimana caranya mendapatkan data dari berbagai sumber secara otomatis. Biasanya, dengan cara tradisional, proses ini mengandalkan staf manusia seluruhnya. Staf manusia perlu mengumpulkan data dari berbagai sumber, mungkin berbeda dari dokumen fisik yang perlu proses scanning lebih lanjut, atau dokumen yang telah melalui proses scanning di komputer. Selanjutnya, staf manusia perlu secara manual mendapatkan data dari dokumen-dokumen tersebut dan menempatkannya di spreadsheet. Selanjutnya, kita masukkan data tersebut ke dalam sistem (misalnya, sistem ERP). Namun cara ini sudah tidak efektif dan efisien lagi mengingat mungkin ada ratusan dokumen yang harus kita proses setiap harinya. Akan sangat memakan waktu bagi staf manusia untuk melakukan ekstraksi dan pemrosesan dokumen serta integrasi data pada sistem secara manual. Hal ini akan menghambat staf manusia untuk melakukan tugas lain yang lebih bersifat strategis dan bernilai tambah.

Selain itu, seringkali data berasal dari dokumen yang tidak terstruktur atau semi-terstruktur, sehingga sangat sulit untuk mengumpulkan data secara manual. Dengan intelligent document extraction, perusahaan dapat dengan mudah membaca, mengekstrak, dan mengatur data dari jenis dokumen ini.

Kita dapat ‘menyuruh’ cognitive bots untuk memindai dokumen, mengubahnya menjadi data digital yang dapat terbaca oleh mesin. Kemudian, cognitive bots membaca dokumen untuk mengidentifikasi data mana yang akan diekstrak. Cognitive bots akan menempatkan data yang telah terekstrak pada spreadsheet, atau langsung memasukkannya ke dalam sistem (untuk membuat entry baru atau membarui data yang ada). Dengan kemampuan ini, intelligent document extraction akan membantu proses integrasi data, menyelamatkan staf manusia dari melakukan tugas-tugas biasa yang memakan waktu. Keuntungannya, mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang membawa nilai lebih bagi perusahaan.

Baca tentang 3 Alasan Mengapa Intelligent Document Processing Membuat Perusahaan Anda Produktif

Apa Saja Teknologi pada Intelligent Document Extraction?

Ekstraksi data dari banyak dokumen adalah kemampuan kecerdasan buatan yang cukup paling menonjol, terutama Machine Learning dan Natural Language Processing (NLP). Intelligent document extraction memungkinkan otomatisasi perpindahan data dari beberapa dokumen ke dalam sumber lainnya seperti spreadsheet. Kemampuan ini memiliki keunggulan luar biasa seperti lebih cepat dan lebih mudah dengan kesalahan yang lebih kecil (staf manusia cenderung memiliki tingkat risiko error lebih tinggi). Hal ini menjelaskan mengapa teknik ini merupakan kombinasi kecerdasan buatan dan RPA yang paling menonjol.

Intelligent document extraction melibatkan berbagai teknologi kecerdasan buatan yang dapat mendukung keakuratan ekstraksi data:

  • OCR – Membantu dengan mengubah tipe file apa pun yang berisi teks tertulis menjadi data digital yang dapat dibaca oleh mesin.
  • Machine Learning – Melatih mesin untuk memahami pola dan tren dari kumpulan data, sehingga mampu melakukan ekstraksi data tertentu dari dokumen yang masuk. Machine Learning dapat dilakukan pada data terstruktur dan tidak terstruktur.
  • Natural Language Processing (NLP) – Membantu mesin untuk menafsirkan kalimat atau teks yang ditulis oleh manusia untuk diproses lebih lanjut sehingga meningkatkan performa ekstraksi. NLP membantu mengidentifikasi informasi tertentu yang akan diambil dari dokumen. Dengan NLP, ekstraksi cerdas dapat dilakukan dalam berbagai bahasa (Inggris, Cina, Indonesia, Vietnam, Jepang, dll).

Proses Intelligent document extraction adalah sebagai berikut:

Proses ekstraksi data

Apa saja Manfaatnya untuk Proses Integrasi Data?

Ada beberapa manfaat dalam memanfaatkan Intelligent document extraction:

  • Menghemat waktu

Menggunakan Intelligent document extraction dapat membantu pekerja mengotomatisasikan volume beban kerja yang besar, menghasilkan peningkatan efisiensi, serta lebih banyak menghemat jam tenaga kerja.

  • Menghemat biaya operasional

Karena berkurangnya waktu dan tenaga untuk memproses tugas tersebut, maka akan mengurangi biaya tenaga kerja dan biaya operasional.

  • Scalability yang tinggi

Implementasi Intelligent document extraction dapat sangat mudah, hal ini dapat lebih meningkatkan efisiensi kerja di seluruh perusahaan.

  • Tingkat akurasi dan kualitas pekerjaan yang lebih baik

Dengan menerapkan intelligent document extraction, dapat menghilangkan kesalahan atau error manusia dalam pekerjaan sekaligus meningkatkan kualitas data dan akurasinya.

Ekstraksi Data dengan Gleematic Cognitive Automation

Gleematic telah membantu banyak perusahaan di berbagai industri dengan ekstraksi data. Dengan Gleematic, pengguna dapat dengan mudah menerapkan intelligent document tanpa memerlukan pengetahuan atau keahlian coding atau programming apa pun.

Data dapat terekstrak secara otomatis ke dalam format file yang kita dapat tentukan seperti PDF atau spreadsheet pada Excel. Ketika ada data yang tidak akurat, si robot cerdas akan menandainya dan memperingatkan staf manusia untuk menyelesaikan validasi akhir data. Artinya bot Gleematic tidak akan menggantikan pekerja kantoran tetapi membantu dan memberdayakan mereka.


Baca artikel ini dalam Bahasa Inggris

By: Kezia Nadira