Apa saja masalah yang dapat muncul di saat Anda harus memproses dan mengolah dokumen secara manual?

Sebanyak 65% karyawan melaporkan bahwa pekerjaan berbasis kertas menjadi beban kerja yang signifikan dalam kegiatan sehari-hari mereka. Rata-rata, karyawan menghabiskan sekitar 20% dari waktu kerja mereka dalam mengelola dokumen fisik. Sekitar 60-80% waktu di kantor digunakan untuk aktivitas berbasis kertas, seperti mencari, mengambil, dan memproses dokumen fisik. Rata-rata, karyawan menghabiskan sekitar 30-40% waktu mereka untuk mencari informasi dalam dokumen kertas. Dokumen yang hilang dapat menyebabkan kerugian sekitar $350 bagi perusahaan dalam produktivitas per karyawan per minggu.

Proses berbasis dokumen kertas dapat menyebabkan penurunan produktivitas sebesar 10-30% karena penanganan manual. Penanganan manual ini pada umumnya berkaitan juga dengan data entry dan penyimpanan data ke dalam sistem (integrasi data). Sekitar 80% informasi tersedia dalam format yang tidak terstruktur, termasuk dokumen kertas, sehingga sulit untuk diekstraksi dan dimanfaatkan dengan efektif.

Intelligent Document Processing sebagai Solusi

Statistik tersebut menunjukkan bahwa pekerjaan berbasis kertas menyebabkan beban kerja yang signifikan bagi karyawan. Sehingga, menimbulkan tantangan dalam pengolahan dokumen secara manual. Untuk mengatasi masalah ini, kehadiran Intelligent Document Processing (IDP) sangat penting.

Diperkirakan bahwa IDP dapat mengurangi waktu pengolahan dokumen hingga 60%, meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Implementasi IDP dapat mengurangi biaya administrasi hingga 30% dan meningkatkan produktivitas karyawan hingga 50%.

Apa itu Intelligent Document Processing?

Pengolahan Dokumen Cerdas (Intelligent Document Processing/IDP) didukung oleh kecerdasan buatan (Artificial Intelligence/AI), pembelajaran mesin (Machine Learning/ML), dan teknologi serupa lainnya. IDP memiliki teknik pengenalan pola untuk mengotomatisasi dan meningkatkan efisiensi proses pengolahan dokumen. IDP memungkinkan kita untuk mengubah dokumen fisik dan digital menjadi data yang dapat sistem komputer pahami. Berbagai industri dapat mengambil manfaat dari ekstraksi data secara cerdas oleh teknologi ini.

Kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (machine learning) mampu mengekstraksi data yang relevan dari dokumen secara akurat, sehingga menjadi efektif untuk meningkatkan produktivitas.

Mengenal Tahapan Intelligent Document Processing

Proses IDP dimulai dengan pemindaian dokumen fisik ke format digital menggunakan pemindai atau kamera. Setelah itu, teknologi Optical Character Recognition (OCR) berperan dalam mengenali dan mengubah teks dari bentuk digital menjadi teks yang dapat terbaca oleh komputer. IDP menggunakan algoritma pembelajaran mesin dalam teknik pengenalan pola. Hal ini untuk mengenali dan mengekstraksi informasi penting dari dokumen.

Setelah proses ekstraksi, IDP dapat melakukan validasi otomatis terhadap data yang terekstrak. Hal ini melalui memeriksa kecocokan data dengan aturan dan logika bisnis yang telah kita tentukan sebelumnya. IDP juga dapat memverifikasi data dengan sumber data eksternal atau basis data yang relevan. Setelah data terekstrak dan melalui proses validasi dan verifikasi, IDP dapat mengintegrasikan data ke dalam sistem atau aplikasi yang tepat. IDP juga memungkinkan otomatisasi tindakan atau proses berdasarkan hasil ekstraksi data. Seperti memasukkan data ke dalam database, mengirimkan notifikasi, atau memicu alur kerja (workflow) berdasarkan informasi yang terkandung dalam dokumen.

Selain itu, IDP terus belajar dan dapat meningkatkan performanya melalui pelatihan dan umpan balik yang kita berikan. Dengan mengumpulkan pengalaman dari pemrosesan dokumen sebelumnya, sistem IDP dapat meningkatkan akurasi pengenalan dan ekstraksi data dari dokumen.

Baca lebih lanjut: Peran OCR dalam Intelligent Document Processing (IDP)

Bagaimana Intelligent Document Processing dapat Mengurangi Beban Kerja Anda?

Intelligent Document Processing (IDP) membawa sejumlah manfaat signifikan bagi organisasi dalam pengelolaan dokumen mereka.

IDP mempercepat proses pengolahan dokumen dengan mengotomatisasi pekerjaan yang sebelumnya memerlukan waktu dan upaya manual. Dengan AI dan ML, IDP dapat dengan cepat mengekstraksi informasi penting dari dokumen, sehingga mengurangi ketergantungan pada input manual dan mempercepat alur kerja.

IDP meningkatkan akurasi dalam pengolahan dokumen. Dalam proses tradisional, kesalahan manusia dalam penginputan data atau pemahaman dokumen dapat terjadi. Namun, IDP menggunakan algoritma pembelajaran mesin untuk secara akurat mengenali dan mengekstraksi informasi dari dokumen, mengurangi risiko kesalahan manusia dan meningkatkan konsistensi data yang dihasilkan.

IDP juga membantu organisasi dalam penghematan biaya. Dengan mengotomatisasi proses pengolahan dokumen, IDP mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja manusia yang biasanya kita perlukan untuk pekerjaan tersebut. Selain itu, IDP meminimalisir risiko kehilangan dokumen, yang dapat mengakibatkan biaya yang signifikan dalam mencari atau mengganti dokumen yang hilang atau salah tempat.

Selanjutnya, IDP memungkinkan organisasi untuk meningkatkan efisiensi operasional. Dengan proses pengolahan dokumen yang otomatis, tim dapat fokus pada pekerjaan yang membutuhkan pemikiran dan analisis manusia, meningkatkan produktivitas dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Selain itu, IDP dapat mempercepat alur kerja organisasi dengan mengintegrasikan data yang terekstrak ke dalam sistem atau aplikasi yang relevan, menghilangkan kebutuhan akan transfer manual atau pengolahan ulang data.

Terakhir, IDP memungkinkan organisasi untuk meningkatkan pengambilan keputusan yang didukung oleh data yang akurat dan tersedia secara real-time. Dengan data yang terekstrak secara otomatis, tim manajemen dapat mengakses informasi yang relevan dengan cepat, membuat keputusan yang lebih tepat waktu dan informasi, serta mengidentifikasi tren atau pola penting dalam data dokumen yang dapat mendukung strategi bisnis yang lebih baik.

Secara keseluruhan, Intelligent Document Processing (IDP) memberikan manfaat yang signifikan sehingga menjadikannya sangat berharga bagi suatu perusahaan dalam mengelola dokumen mereka dengan lebih efisien dan efektif, meningkatkan produktivitas dan daya saing di era digital ini.

Bagaimana Cara Memilih Software IDP yang Tepat?

Memilih software Intelligent Document Processing (IDP) yang tepat adalah langkah penting dalam mengoptimalkan pengolahan dokumen di dalam organisasi. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu kita pertimbangkan saat memilih software IDP yang sesuai:

Kemampuan Pengenalan dan Ekstraksi Data

Pastikan software IDP memiliki kemampuan yang handal dalam mengenali dan mengekstraksi informasi dari berbagai jenis dokumen. Perhatikan apakah software dapat mengenali teks, angka, tanggal, alamat, atau data khusus lainnya yang relevan dengan kebutuhan bisnis Anda. Pilih software yang memiliki kemampuan pengenalan karakter optik (OCR) yang baik dan mendukung bahasa dan format dokumen yang akan kita gunakan.

Kecerdasan Buatan dan Pembelajaran Mesin

Pastikan software IDP menggunakan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) untuk meningkatkan akurasi dan konsistensi dalam pengenalan dan ekstraksi data. Kemampuan software untuk belajar dari pengolahan dokumen sebelumnya akan membantu meningkatkan performa sistem seiring berjalannya waktu.

Integrasi dengan Sistem dan Aplikasi Lain

Perhatikan apakah software IDP dapat dengan mudah terintegrasi dengan sistem atau aplikasi yang kita gunakan, seperti manajemen dokumen, sistem CRM, atau ERP. Kemampuan integrasi yang baik akan memastikan data yang terekstrak dapat secara lancar kita gunakan dan proses dalam berbagai alur kerja.

Skalabilitas dan Kustomisasi

Pertimbangkan apakah software IDP dapat dengan mudah kita sesuaikan dengan kebutuhan bisnis kita. Kemampuan untuk menyesuaikan aturan dan logika bisnis, serta kemampuan untuk mengelola berbagai jenis dokumen dalam skala yang besar akan menjadi faktor penting jika perusahaan kita memiliki volume dokumen yang tinggi.

Keamanan dan Compliance

Pastikan software IDP memiliki tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi data sensitif dalam dokumen. Pertimbangkan juga apakah software memenuhi persyaratan kepatuhan dan regulasi yang berlaku, seperti GDPR atau HIPAA, terutama jika organisasi Anda beroperasi di industri yang memiliki persyaratan kepatuhan khusus.

Dukungan Pelanggan dan Layanan

Pastikan penyedia software IDP menawarkan dukungan pelanggan yang baik dan memiliki tim yang responsif dalam menangani masalah atau pertanyaan yang mungkin timbul. Pertimbangkan juga apakah ada pelatihan atau sumber daya tambahan yang penyedia software sediakan untuk membantu penggunaan optimal software.

Gleematic sebagai Software Intelligent Document Processing

Mengolah berkas dokumen akan memakan waktu dan memperlambat operasi harian perusahaan Anda. Meskipun beberapa dokumen diperlukan, penting untuk menjelajahi era digital dan menggunakan kecerdasan buatan (AI) atau Optical Character Recognition (OCR) untuk membantu dalam kegiatan seperti mengambil data dari Bills of Lading, Airway Bills, Packing Lists, invoice, kwitansi, dan sebagainya.

Berikut adalah beberapa hal menarik yang dapat Anda coba dengan Gleematic.

1. Mengubah dokumen fisik menjadi data yang dapat terbaca oleh mesin komputer

Data penting pada dokumen dapat terekstrak kemudian kita validasi dengan informasi yang sudah ada. Misalnya, Anda mungkin ingin memeriksa apakah data dalam faktur dari pemasok sesuai dengan Pesanan Pembelian yang telah Anda kirimkan ke pemasok tersebut sebelumnya.

Salah satu keunggulan signifikan dari memindai dokumen ke Gleematic adalah Gleematic melakukan pemindaian OCR (optical character recognition) pada dokumen Anda, memungkinkan Anda mencari teks dalam hasil scan dan gambar. Sebagai contoh, video di bawah ini menunjukkan bagaimana Gleematic mengubah dokumen yang telah melalui proses scanning, menjadi file yang dapat dibaca dan membuat file tersebut siap untuk tahap selanjutnya dalam menarik informasi utama.

2. Melatih algoritma AI dan Machine Learning dalam teknik pengenalan pola data pada dokumen

Secara singkat untuk pemahaman Anda: Melabel dokumen PDF Anda dan biarkan robot belajar!

Fungsi pelabelan teks PDF dari Gleematic mempercepat pengembangan dataset pelatihan dan menggunakan Natural Language Processing (jenis kecerdasan mesin) untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan teks. Hal ini meningkatkan efisiensi alur kerja organisasi Anda karena Anda tidak perlu secara manual melihat dan mengetikkan data. Anda dapat menggunakan Gleematic untuk mendapatkan informasi dari dokumen seperti daftar pengemasan, faktur, pesanan pembelian, formulir klaim, formulir pelatihan, atau bahkan dokumen identifikasi dan sertifikat kepatuhan (CoC). Semua jenis kegiatan pelabelan berada dalam fitur “Pelabelan PDF” kami.

Fitur “Pelabelan PDF” dari Gleematic memungkinkan Anda memberi label pada faktur PDF Anda dan memperlakukannya sebagai “data pelatihan”. Data pelatihan Anda dapat terdiri dari sekitar 50 hingga 100 file PDF untuk akurasi yang relatif tinggi. Anda tidak perlu terbatas pada template tertentu. Anda dapat memproses dokumen dalam bahasa Asia seperti bahasa Tionghoa, Bahasa Indonesia, bahasa Vietnam, dan lainnya. Setelah proses pelabelan selesai, Gleematic akan mengadopsi data pelatihan (model) dan menjalankan ekstraksi terhadap 1.000 dokumen PDF lain yang Anda tinggalkan.

Anda mungkin berpikir, “Tidak mungkin semudah itu!” Nah, memang begitulah adanya. Bahkan jika Anda tidak memiliki pengalaman pemrograman atau latar belakang pemrograman, Gleematic memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi tanpa menghadapi kesulitan dalam teknologi. Teknologi seharusnya memudahkan hidup kita daripada menciptakan kebingungan yang lebih besar.

3. Konsolidasi atau integrasi data dengan sistem lainnya

Gleematic merupakan software otomatisasi berbasis AI, sehingga selain IDP, robot cerdas Gleematic dapat juga meniru aktivitas manusia pada komputer. Dengan demikian, IDP dalam software otomatisasi berbasis AI memungkinkan kita untuk mengonsolidasikan dan mengintegrasikan data dari berbagai sumber dokumen ke dalam sistem yang kita gunakan secara luas, seperti sistem manajemen dokumen, sistem CRM, atau sistem ERP. Dengan adanya kemampuan konsolidasi dan integrasi ini, IDP dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi kesalahan manual, dan memastikan konsistensi data di seluruh organisasi.

Gleematic adalah software otomatisasi berbasis AI dengan kemampuan yagn luas, yang dapat membuat semua informasi dari dokumen Anda mudah diakses. Ini membuatnya sederhana bagi pengguna untuk bertukar konten, berkomunikasi, dan menangani tugas. Mudah untuk menyimpan dan menemukan dokumen menggunakan Gleematic. Gleematic dapat mengekstraksi data dari dokumen dengan berbagai format file, termasuk pemindaian dokumen, PDF, spreadsheet, slide, dokumen Word, dll.

Oleh: Kezia Nadira