Pernahkah Anda mendengar, “waktu adalah uang”?  Dalam dunia bisnis memang seperti itulah adanya. Secara umum, bisnis adalah tentang produktivitas dan produktivitas berkaitan dengan waktu. Bagaimana jika ada begitu banyak waktu yang terbuang, yang dapat berimbas pada produktivitas yang buruk?

Produktivitas yang buruk terjadi jika kita tidak memanfaatkan sebagian besar jam kerja dengan baik dan secara bijak. Penyalahgunaan ini akan membatasi bisnis Anda untuk dapat bertumbuh kembang. Bayangkan harus menghabiskan setiap hari untuk berusaha memperbaiki produktivitas tanpa benar-benar mengetahui penyebab sesungguhnya dari produktivitas yang buruk.

Dalam kebanyakan kasus, karyawan adalah alasan utama mengapa bisnis memiliki produktivitas yang buruk. Hal ini terjadi karena mereka harus bertanggung jawab atas pekerjaan manual dan berulang, yang terlalu memakan waktu. Pekerjaan tersebut membuat mereka kewalahan hampir sepanjang waktu. Itulah alasan mengapa mereka menjadi tidak produktif dan mudah merasa lelah selama jam kerja mereka. Ironisnya, bahkan 24 jam pun tidak cukup untuk menyelesaikan tugas-tugas yang menyakitkan itu. Laporan dari Clockify menyatakan bahwa lebih dari 90% karyawan terbebani dengan pekerjaan yang membosankan dan berulang. Seperti dikutip dari Gleematic, karyawan menghabiskan 10-25% waktunya untuk tugas-tugas berulang tersebut.

Sekarang, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apakah perusahaan Anda merupakah salah satu dari perusahaan lainnya yang menghabiskan waktu terlalu banyak waktu dalam pekerjaan berulang dan kehilangan produktivitas. Atau mungkin, Anda tidak menyadari apakah pekerjaan yang Anda lakukan setiap hari merupakan alasan menurun dan memburuknya produktivitas?

Apa itu Pekerjaan Berulang?

Pekerjaan berulang, atau sering disebut pekerjaan yang repetitif, merupakan kegiatan yang harus Anda lakukan berulang kali. Pekerjaan ini merupakan aktivitas inti dalam ruang lingkup pekerjaan Anda yang harus Anda lakukan berulang kali, dan Anda harus menanganinya dalam interval waktu tertentu – bisa harian, mingguan, atau bulanan. Berbagai tipe pekerjaan ini bersifat monoton dan merupakan pekerjaan dasar, yang sebenarnya dapat Anda optimalkan untuk menghemat lebih banyak waktu, biaya, dan energi.

Apa Saja Contoh Pekerjaan Berulang?

Pekerjaan berulang ini berhubungan dengan apa yang ada di deskripsi pekerjaan Anda. Misalnya, Anda dari departemen SDM. Rekrutment dan proses onboarding karyawan adalah contoh pekerjaan yang berulang. Dalam proses rekrutmen, seorang HR harus memproses ratusan resume pelamar dan menyaring yang paling sesuai dengan kriteria secara manual, lalu menjadwalkan wawancara, memberikan tes, menindaklanjuti hasil tes pelamar, dan banyak lagi.

Contoh lain adalah jika Anda dari perbankan, dan salah satu tugas utama Anda adalah memproses pinjaman yang diajukan oleh pelanggan. Ketika seorang pelanggan mengajukan pinjaman, ada banyak dokumen yang perlu Anda verifikasi. Anda tidak hanya perlu mempelajari dan memvalidasinya secara manual, tetapi juga memutuskan apakah pinjaman tersebut disetujui atau ditolak. Bayangkan jika Anda memiliki banyak pelanggan yang mengajukan pinjaman setiap hari.

Melihat lebih dekat, terlepas dari departemen mana Anda berasal atau pekerjaan spesifik apa yang Anda miliki, pekerjaan berulang juga termasuk ke dalam contoh ini:

• memeriksa email,
• mengklasifikasikan dan mengatur dokumen,
• entri data dan integrasi data antar sistem,
• mengumpulkan dan mengesktrak data dari berbagai sumber,
• membuat laporan.

Berbagai proses ini tidak spesifik dilakukan oleh peran tertentu, melainkan merupakan pekerjaan umum yang harus dilakukan setiap karyawan untuk menyelesaikan tugas utamanya. Proses ini cenderung lebih melelahkan, dibandingkan dengan pekerjaan yang lebih lebih spesifik, karena biasanya mengharuskan Anda untuk melakukannya setiap hari.

Berapa Banyak Waktu yang Anda Habiskan Untuk Pekerjaan Berulang?

Pekerjaan berulang, yang sebagian besar mencakup proses yang berhubungan dengan data, dapat membebani karyawan sehingga mereka menghabiskan  waktu secara rata-rata  sebesar 19 hari kerja setiap tahun untuk jenis pekerjaan ini saja.

Perusahaan dari berbagai industri telah kehilangan banyak waktu karena pekerjaan yang berulang ini. Menurut laporan Asana “The Anatomy of Work Index”, karyawan menghabiskan 60% dari keseluruhan jam kerja mereka untuk mengkoordinasikan pekerjaan – yang dapat dikategorikan sebagai pekerjaan berulang, daripada tugas lain yang lebih strategis dan dapat meningkatkan keterampilan mereka. Sebagai hasilnya, karyawan hanya menggunakan 26% dari jam kerja mereka untuk pekerjaan yang sesuai dengan keahlian mereka, serta 14% untuk pekerjaan dengan objektif yang lebih bersifat strategis.

Bagaimana Karyawan Menghabiskan Waktu Kerja Mereka?

Menurut laporan Asana “The Anatomy of Work Index”, berikut adalah visualisasi di mana karyawan menghabiskan jam kerjanya:

Berdasarkan grafik, total waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan berulang di tahun 2020 lebih besar dari tahun 2019. Apa penyebabnya? Kita dapat menyimpulkan bahwa perusahaan tidak menyadari karyawan mereka menghabiskan terlalu banyak waktu untuk melakukan pekerjaan berulang, dan bagaimana ini bisa menjadi alasan produktivitas mereka yang buruk. Hal ini juga berarti bahwa perusahaan tidak melakukan perbaikan strategis untuk memperbaiki masalah ini.

Terdapat juga subkategori dari pekerjaan berulang, yaitu pekerjaan yang bersifat duplikat. Ini termasuk pekerjaan yang telah seseorang telah selesaikan, tetapi karyawan lain juga mengerjakannya. Singkatnya, tugas yang sama dikerjakan oleh dua atau lebih karyawan secara individual. Hal ini terjadi karena kurang jelasnya pembagian tugas dan siapa yang mengerjakannya. Mengutip statistik dari Asana, karyawan menghabiskan 13% waktunya untuk pekerjaan yang sudah selesai. Sebagai hasilnya, karyawan kehilangan 236 jam karena duplikasi pekerjaan dalam setahun. Hal ini menjadikan permasalahan tersebut sebagai tantangan global dalam bisnis.

Bahkan dengan banyaknya rapat yang dilakukan melalui video call atau tatap muka, karyawan kurang memiliki kejelasan tentang siapa yang melakukan pekerjaan tertentu, apa yang perlu mereka rencanakan terkait pekerjaan teresbut, kapan melaksanakannya, apa tujuannya. Ini membuktikan bahwa pekerjaan yang berulang menghambat karyawan untuk berpikir lebih strategis dan lugas.  Fokus mereka lebih berpusat pada menyelesaikan tugas manual daripada merencanakan, mengatur, dan memprioritaskan pekerjaan yang jauh lebih penting untuk mereka selesaikan.

Pekerjaan lain yang terlalu membosankan untuk karyawan kerjakan adalah mengatur email. Menurut studi oleh McKinsey, karyawan menghabiskan rata-rata minggu kerja mereka 28% untuk membaca dan menjawab email, 19% untuk mencari dan mengumpulkan informasi, 14% untuk berkomunikasi dan berkolaborasi secara internal, dan 39% lainnya untuk pekerjaan spesifik yang bahkan mungkin bersifat repetitif. Menurut survei yang dilakukan oleh Adobe, karyawan menghabiskan waktu untuk mengecek email kantor rata-rata 3.1 jam!

Bagaimana Pekerjaan Berulang Ini Dapat Berdampak Pada Perusahaan Anda?

Mengandalkan proses manual untuk menyelesaikan pekerjaan berulang dalam bisnis Anda dapat merugikan perusahaan dalam banyak hal. Kehilangan waktu dan energi secara cuma-cuma tidak dapat terhindarkan, akan mendorong perusahaan untuk meningkatkan biaya operasional untuk aktivitas yang sebenarnya dapat berjalan lebih efektif. Pada akhirnya, perusaahaan akan sulit mendapatkan profit. “Waktu adalah uang” sangat relevan dalam kasus ini.

Berikut ini adalah bagaimana pekerjaan berulang ini mempengaruhi perusahaan Anda:

1. Menurunnya produktivitas

Mari kita ambil contoh sederhana dari pekerjaan berulang, yaitu memproses dokumen untuk mengintegrasikan data di (antar) sistem. Karyawan Anda harus membaca dokumen dengan hati-hati untuk mengekstrak data penting, lalu memasukkan data ke dalam satu sistem, lalu memperbaruiya ke sistem lain. Kemudian, karyawan Anda harus melakukan konsolidasi data dari semua sumber. Bayangkan harus melakukan ini setiap hari karena akan selalu ada dokumen baru yang masuk untuk diproses. Alur kerja yang paling sederhana ini dapat menghabiskan banyak waktu dan membuat karyawan Anda terus melakukan pekerjaan yang berulang – di saat karyawan Anda juga harus melakukan tugas lain? Apakah ini tidak akan mempengaruhi produktivitas mereka?

2. Resiko human error yang lebih tinggi

Semakin banyak pekerjaan manual yang Anda lakukan, semakin tinggi risiko mengalami kesalahan. Berdasarkan studi UNLV, siswa yang memasukkan enam jenis data secara manual untuk 30 lembar data membuat kesalahan rata-rata 10, 23.

3. Meningkatnya biaya tenaga kerja

Jika karyawan Anda harus melakukan pekerjaan berulang yang terlalu menyita waktu, maka tidak dapat dihindari mereka harus bekerja lembur. Ini berarti perusahaan Anda harus membayar lebih untuk lembur, fasilitas, lebih banyak klaim, dan lain-lain. Keharusan untuk memperbaiki kesalahan yang terdapat pada pekerjaan berulang akibat kekeliruan manusia, akan membebani perusahaan Anda lebih besar.

Berdasarkan CFO, tenaga kerja mewakili median 60% dari total biaya yang harus perusahaan keluarkan dalam pekerjaan pemrosesan faktur. Menurut Bank Tech, proses manual dan berbasis kertas yang terlibat selama proses on-boarding dapat menghabiskan biaya hingga 20x lebih banyak daripada pemrosesan dokumen secara elektronik dengan bantuan komputer.

4. Buruknya keterlibatan dan respon pelanggan

Tidak mungkin memberikan respon pelanggan yang memuaskan, atau menciptkan hubungan dengan pelanggan dengan baik, apabila karyawan Anda masih mengandalkan proses manual. Bukan hanya proses ini yang tidak efisien, yang akan berdampak pada layanan pelanggan Anda, tetapi proses ini juga dapat memperlambat Anda dalam menanggapi permasalahan yang mungkin pelanggan hadapi terkait produk atau jasa yang Anda tawarkan.

Perusahaan Anda juga akan lebih fokus pada pekerjaan berulang ini, daripada mendapatkan dan mengumpulkan data mendalam yang dapat Anda gunakan untuk berinteraksi dengan pelanggan.

Menurut Accenture, 73% pelanggan mengharapkan layanan pelanggan menjadi lebih mudah dan nyaman, sementara 61% berharap menjadi lebih cepat. Di AS, perkiraan biaya pelanggan yang beralih karena layanan yang buruk adalah $1,6 triliun pada tahun lalu.

5. Kehilangan kesempatan untuk berkembang dan berinovasi

Tentu saja, pekerjaan manual dapat menghambat pertumbuhan perusahaan Anda. Karyawan Anda tidak akan punya waktu untuk merancang pekerjaan yang bersifat strategis atau mengumpulkan data yang berguna untuk mendapatkan keuntungan. Anda akan kalah dalam persaingan bisnis secara global yang terjadi dengan cepat.

Bagaimana Dampak Pekerjaan Berulang Terhadap Karyawan?

Sangat penting untuk mempertimbangkan kesejahteraan karyawan Anda. Ketidakpuasan dan kurangnya motivasi dapat mendorong karyawan Anda untuk menunjukkan kualitas kerja yang buruk, yang akan mempengaruhi strategi bisnis perusahaan Anda secara keseluruhan.

Tidak kita ragukan lagi, pekerjaan berulang yang harus karyawan lakukan secara manual dapat membuat mereka mudah merasa frustasi, kehabisan tenaga, dan menghambat motivasi mereka untuk berkembang. Jika mereka berada pada tingkat kebosanan ini, maka akan sangat mempengaruhi produktivitas dan kualitas pekerjaan yang mereka lakukan.

Berdasarkan penelitian oleh Gallup, karyawan dapat memiliki tingkat absen yang lebih tinggi dan produktivitas yang menurun ketika mereka merasa tidak terlibat dan tidak puas dengan pekerjaan mereka, yang akan mengakibatkan berkurangnya ROI bisnis secara keseluruhan.

Apa Solusi Untuk Mengatasi Pekerjaan Berulang Ini?

Pekerjaan berulang menghambat perusahaan Anda – adalah sebuah kesimpulan. Selanjutnya adalah, bagaimana mengatasi permasalahan ini?

Jawabannya sederhana: otomatisasi.

Baca lebih lanjut tentang Intelligent Automation dan manfaatnya bagi bisnis

Menurut survei tahun 2014 yang oleh PMG IT, 98% profesional IT memandang otomatisasi proses bisnis sebagai hal penting untuk mendorong keuntungan bisnis di lingkungan perusahaan saat ini. Berdasarkan penelitian oleh McKinsey, sekitar 60% dari semua pekerjaan memiliki setidaknya 30% aktivitas yang dapat diotomatisasi.

Menurut Statista, orang memilih otomatisasi sebagai solusi untuk menangani pekerjaan manual berulang mereka karena berbagai manfaat berikut:

Seberapa Mungkin Untuk Menerapkan Intelligent Automation?

Berikut adalah peluang perusahaan dari berbagai sektor dapat memanfaatkan otomatisasi cerdas untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan pekerjaan berulang mereka:

Transportasi dan Logistik

Perusahaan transportasi dan logistik 1,1-2,4 kali lebih mungkin dalam mengotomatisasikan pekerjaan dasar sehari-hari, seperti penjadwalan dan pelacakan pengiriman. Area lain yang memungkinkan untuk diotomatisasi mencakup otomatisasi pemesanan kontainer, otomatisasi laporan sales, otomatisasi penerimaan barang, otomatisasi laporan stok, otomatisasi ERP, dan banyak lagi.

Manufaktur

Menurut Edge Research, perusahaan manufaktur mencapai 96% pesanan yang “sempurna” di seluruh rantai pasokan mereka. Tanpa otomatisasi, mereka hanya dapat memiliki di rentang 71%-73%. Perusahaan manufaktur dapat mengotomatisasikan laporan perawatan mesin mereka untuk mengontrol kualitas, transfer dan integrasi  data antar sistem, pemrosesan pesanan pembelian yang mencakup konsolidasi, penghitungan, dan pelaporan.

Asuransi

Menurut Council for Affordable Quality Healthcare, pemrosesan klaim di perusahaan asuransi berjalan 5x lebih cepat dan hampir 3-4,5x hemat biaya. Beberapa area yang memungkinkan untuk menerapkan otomatisasi dalam asuransi dapat berupa otomatisasi administrasi polis, on-boarding pelanggan baru, otomatisasi proses underwriting, dan otomatisasi pemrosesan klaim.

BFSI

Studi oleh PwC menunjukkan bahwa layanan keuangan menyadari bahwa 15% dari keseluruhan pengurangan biaya proses berasal dari penghapusan langkah manual dan pengerjaan pekerjaan yang bersifat berulang. Untuk perbankan, mereka dapat mengotomatisasi proses KYC/AML dan pemrosesan persetujuan pinjaman.

Bagaimana Cara Memulai Implementasi Intelligent Automation?

Pertama-tama, mulailah proyek otomatisasi dengan memahami tentang cara kerja dari otomatisasi itu sendiri, yang mencakup fitur teknologi apa yang Anda butuhkan untuk mengotomatisasi proses bisnis Anda. Yang terpenting adalah mengetahui proses bisnis mana yang harus Anda otomatisasi.

Baca tentang bagaimana memulai otomatisasi proses bisnis

Hubungi kami jika Anda ingin memulai proyek otomatisasi Anda, dan dapatkan konsultasi gratis selama 1 jam!

Oleh: Shania Hafta & Kezia Nadira