Apabila Anda berpikir memerlukan kemampuan coding atau pemrograman agar dapat mengimplementasikan otomatisasi untuk proses bisnis Anda, Anda keliru. Anda tidak perlu memahami atau bahkan mengenal coding atau pemrograman untuk membangun strategi otomatisasi proses bisnis yang sukses. Hal itu dapat berjalan sesederhana dengan memilih software yang tepat untuk bisnis Anda.

Laporan oleh Forrester menunjukkan bahwa sebesar 22% bisnis tidak menerapkan otomatisasi proses. Hal ini menyebabkan banyak keuntungan dan waktu yang hilang, sehinga mempengaruhi efisiensi kerja. Faktanya, otomatisasi dapat membantu bisnis di berbagai industri dengan mempersingkat alur kerja mereka tanpa memerlukan coding. Mari kita telusuri hal-hal apa saja yang perlu pertimbangan saat Anda ingin memulai otomatisasi proses bisnis Anda.

Mengapa Perlu Otomatisasi Proses Bisnis?

Otomatisasi memiliki banyak manfaat bagi perusahaan yang menerapkannya, dan beberapa perusahaan yang telah memulai penerapannya telah memperoleh hasil, seperti:

  • Biaya operasional yang lebih rendah
  • Mampu mengalokasikan dan meningkatkan keterampilan karyawan untuk pekerjaan yang bernilai tambah dan lebih strategis
  • Terciptanya lingkungan kerja yang lebih cerdas untuk karyawan
  • Meningkatnya produktivitas
  • Mampu menyelesaikan pekerjaan dalam jumlah besar yang biasanya memerlukan berhari-hari, hanya dalam hitungan jam
  • Meningkatnya daya saing dan nilai kompetitif
  • Customer engagement yang lebih baik
  • dan masih banyak lagi.

Baca tentang 10 Manfaat Digitalisasi bagi Perusahaan Anda untuk Bersaing di Era Digital

Sangat penting untuk memperhatikan motivasi dalam mengotomatisasikan proses bisnis, terlepas dari berbagai manfaatnya bagis bisnis. Anda perlu memahami bagaimana otomatisasi akan memengaruhi arah atau strategi perusahaan secara keseluruhan. Pertanyaan sederhana seperti, mengapa Anda perlu mengotomatisasi – apakah karena Anda perlu mengurangi biaya operasional di perusahaan Anda? Atau, perusahaan Anda ingin menghasilkan sumber pendapatan yang lain? Atau mungkin, perusahaan Anda ingin memberikan layanan yang lebih baik kepada pelanggannya – yang mana apabila berjalan secara manual akan memakan waktu?

Agar otomatisasi dapat berjalan dengan baik, Anda harus memulainya dengan perencanaan yang bersifat strategis. Seperti halnya perubahan bisnis, keberhasilan proyek otomatisasi sangat bergantung pada perencanaan yang strategis tersebut.

Apa Saja Proses yang Dapat Diotomatisasi?

Untuk memulai otomatisasi, perlu adanya evaluasi terhadap proses mana yang dapat memberikan nilai terbaik bagi perusahaan. Dalam hal ini, Anda perlu memahami tujuan dari proses bisnis tersebut baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Semua perbaikan proses harus berjalan berdasarkan landasan dasar bisnis tersebut.

Apa yang Disebut dengan Proses?

Sebuah proses melibatkan langkah-langkah yang memiliki variabel yang dapat mempengaruhi output. Misalnya, pengajuan pinjaman dalam sebuah bank adalah sebuah proses. Dalam proses ini, ada banyak variabel yang perlu analisis lebih lanjut seperti status pekerjaan si pengaju, usia, pendapatan, dll. Hasil dari proses ini berupa persetujuan atau penolakan pinjaman tersebut. Pengajuan pinjaman adalah salah satu contoh proses yang cocok untuk otomatisasi.

Lihat bagiamana analisis prediktif dengan A.I. Machine Learning untuk otomatisasi pengajuan pinjaman

Untuk memahami proses mana yang cocok untuk otomatisasi, Anda perlu menganalisis prosesnya. Anda dapat melakukan ini dengan melakukan process mapping.

Apa itu Proses Mapping?

Process mapping meliputi aktivitas mengidentifikasi dan memahami semua langkah dan keputusan yang ada dalam sebuah proses, lalu mendokumentasikan langkah-langkah ini dengan penjelasan yang terperinci. Proses ini melibatkan:

  1. Menganalisis dan memahami langkah-langkah yang terlibat dalam keseluruhan proses
  2. Mendokumentasikan proses
  3. Memperbaiki proses tersebut berdasarkan dokumentasi
  4. Mengidentifikasi teknologi apa saja yang dibutuhkan dalam mengotomatisasi proses tersebut, yang akan menjadi patokan dalam memilih vendor yang tepat
  5. Implementasikan otomatisasi proses bisnis tersebut.

Bagaimana Memperbaiki Proses Bisnis Tertentu?

Saat memutuskan proses bisnis untuk diotomatisasi, atau cara memperbaiki proses bisnis tersebut, Anda dapat merujuk kepada “8 Wastes” yang dapat Anda aplikasikan dalam proses apapun. “8 Wastes” ini dapat juga kita sebut dalam akronim ‘DOWNTIME’:

1. Defect (Cacat)

Apabila suatu proses dapat mengurangi cacat, maka memerlukan lebih sedikit pengecekan, dan proses tersebut akan memiliki output yang lebih tinggi. Misalnya, dalam suatu proses bisnis, Anda mengharuskan seorang user untuk mengisi formulir. Anda dapat memperbaiki efektivitas formulir ini, dengan membuatnya lebih sederhana dan intuitif bagi user tersebut.

2. Over processing (Proses yang berlebihan)

Anda harus memutuskan apakah Anda benar-benar perlu melakukan suatu langkah tertentu. Misalnya, Anda bisa saja membuat formulir online pada website yang dapat mengidentifikasi alamat lengkap seorang user walau user tersebut hanya mengisi bagian kode pos saja. Dalam hal ini, user tersebut tidak perlu lagi mengisi keseluruhan formulir, dan prosesnya akan berjalan lebih efektif dan efisien.

3. Waiting (Waktu tunggu)

Apakah dalam alur proses tersebut, Anda harus menunggu seseorang untuk memberikan Anda data yang Anda perlukan untuk melanjutkan proses? Contoh, ketika Anda mengirim email ke bagian HR untuk meminta cuti, apakah proses ini memakan waktu dan menunda waktu Anda?

4. Non-utilization of good assets (Pemanfaatan aset yang kurang baik)

Hanya untuk menyelesaikan proses bisnis yang bersifat sederhana, apakah Anda menggunakan komputer dengan teknologi yang super canggih?

5. Transport (Transportasi)

Apakah dalam proses tersebut Anda perlu menuju tempat lain untuk menyelesaikan proses tersebut?

6. Inventory (Inventoris)

Dapatkah proses tersebut mengurangi WIP (work-in-progress) Anda?

7. Motion (Pergerakan)

Dalam hal ini, apakah Anda membutuhkan waktu lama atau melakukan banyak aktivitas untuk mencari suatu informasi yang Anda perlukan?

8. Excessive work (Pekerjaan yang berlebihan dan tidak perlu)

Jika seorang customer hanya membutuhkan informasi A, apakah Anda perlu memberikan informasi tambahan?

Untuk menyederhanakan langkah-langkah dalam memperbaiki proses bisnis tertentu, Anda dapat merujuk kepada framework di bawah ini:

Anda perlu melihat semua proses bisnis yang ada dan mencari tahu mana yang harus dimulai terlebih dahulu. Hal ini memiliki konsep untuk berpikir secara garis besar dan mulai dari yang kecil.

Dapatkah Proses ini Diotomatisasi?

Jika Anda ingin mengetahui apakah proses ini cocok untuk otomatisasi, lihat diagram alur di bawah ini:

Selagi mengacu pada diagram alur tersebut, Anda dapat mengevaluasi proses berdasarkan parameter berikut:

  1. Apakah proses tersebut bervolume tinggi?
  2. Apakah dalam proses tersebut perlu adanya kemampuan untuk mengakses berbagai aplikasi atau program?
  3. Apakah proses tersebut melibatkan data digital yang bersifat terstruktur?
  4. Apakah proses tersebut mengikuti aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan tak pernah berubah?
  5. Apakah proses tersebut membutuhkan banyak campur tangan manusia?
  6. Apakah proses tersebut membutuhkan exception handling secara minimum?

Bagaimana Cara Memilih Software untuk Otomatisasi?

Dengan pemahaman tentang proses mana yang akan diotomatisasi, Anda sekarang dapat memutuskan software otomasi seperti apa yang Anda butuhkan. Mungkin Anda telah memiliki kriteria pemilihan Anda sendiri. Atau, Anda juga dapat merujuk ke 6 pertanyaan di bawah ini saat memilih software otomatisasi:

  1. Dapatkah software tersebut mengakses aplikasi, program, atau sistem yang terlibat dalam sebuah proses bisnis tertentu?
  1. Apakah perlu mengekstrak informasi (atau data) dari teks yang bersifat tak terstruktur?
  1. Dapatkah otomatisasi ini diimplementasikan ke dalam beberapa bagian proses bisnis ini?
  1. Dapatkah software otomatisasi ini bekerja dengan baik bersama infrastruktur IT yang sudah ada?
  1. Apakah diperlukan adanya tambahan fitur kognitif (yang melibatkan artificial intelligence) yang dapat mengotomatisasi proses bisnis seperti:
  • Mengklasifikasikan email
  • Membaca dan mengekstrak email yang tipe teksnya tidak terstruktur
  • Mengekstrak informasi atau data yang bersifat semi-terstruktur
  • Menganalisis data seperti predictive analysis

Dapatkan tips mengimplementasikan otomatisasi di e-book Gleematic.

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang proses mana yang harus diotomatisasi dan cara memilih software otomatisasi, maka Anda siap untuk mengimplementasikan otomatisasi proses bisnis.

Dengan Gleematic Cognitive Automation, Anda dapat mengimplementasikan otomatisasi proses bisnis tanpa coding. Hal ini memudahkan siapapun yang menggunakan Gleematic untuk belajar dan membuat proyek otomatisasi. Keuntungannya, tidak memerlukan waktu yang lama untuk menjalankan Gleematic yang akan mempersingkat dan mengoptimalkan proses bisnis Anda.

Hubungi kami untuk mendiskusikan proyek atau rencana otomatisasi proses bisnis Anda.


Baca artikel ini dalam Bahasa Inggris

By: Kezia Nadira