Berdasarkan studi baru, profesional sumber daya manusia seperti Anda membutuhkan lebih banyak waktu untuk staf mereka daripada sebelumnya. Ada perbedaan besar antara sumber daya manusia (SDM) dan human capital management (HCM) di dunia saat ini. Mungkin tujuan Anda seharusnya bukan untuk melakukan segalanya tetapi untuk melakukan apa yang paling penting. Berikut adalah manfaat AI dalam menghemat waktu dalam sumber daya manusia

Studi oleh Mitra G&A

Menurut sebuah studi oleh G&A partners, departemen sumber daya manusia menghabiskan 73% waktunya untuk tugas administrasi. Sementara departemen SDM ingin fokus pada program untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas kerja, masih banyak yang harus dilakukan. Masih ada dokumen yang hilang atau kadaluwarsa, formulir yang harus diisi.

Berikut ini adalah lima hal yang dapat dilakukan SDM Anda untuk meningkatkan produktivitas dan bagaimana teknologi dapat membantu mengurangi beban kerja. Manajer SDM harus fokus dari pekerjaan kantor pada hal yang benar-benar penting – yaitu orang-orang yang bekerja di perusahaan.

Manfaat AI dalam Merubah Proses Kerja

Bagi kami, terasa mudah untuk berjalan dengan susah payah melalui proses yang sudah biasa, tetapi menggunakan waktu ini untuk menilai kembali prosesnya. Ketika semakin banyak tugas yang harus diselesaikan, sepertinya tidak mungkin untuk mengubah arah diri sendiri. Untuk memutuskan siklus ini, kita harus berkomitmen untuk memproses peninjauan. Ini akan berdampak besar pada produktivitas dalam jangka panjang. Ini berarti mengumpulkan semua pemangku kepentingan dalam satu ruangan dan mundur selangkah. Lihat apa yang tidak perlu, apa yang bisa diperbaiki dan di mana hambatan muncul.

Ini meletakkan dasar untuk otomatisasi proses berbasis robot, yang dapat mengambil alih tugas-tugas seperti mengisi formulir, mengarsipkan dokumen, memicu alur kerja, dan lain-lain.

Manfaat AI dalam mengeliminasi kertas 

Jika departemen SDM Anda masih menggunakan formulir kertas dan dokumen, pemeriksaan proses akan menunjukkan seberapa lancar tugas-tugas tertentu jika Anda menghilangkannya. Kertas adalah pembunuh produktivitas tertinggi. Menyimpan semua file Anda secara digital dalam satu repository pusat memudahkan karyawan untuk mengakses file yang mereka butuhkan. Anda tidak lagi menunggu seseorang mengambil kunci lemari arsip Anda yang diinginkan.

File digital Anda lebih aman daripada dokumen kertas jika terjadi bencana atau pencurian. Manajer SDM dapat mengontrol peran mana yang memiliki akses ke dokumen mana, apakah disimpan dalam sistem manajemen file karyawan atau tidak. Peralihan ke dunia digital dapat meningkatkan persepsi SDM sebagai organisasi bagi perusahaan secara keseluruhan.

Waktu yang lebih sedikit untuk compliance

Repositori tunggal dokumen karyawan akan membantu tim Anda mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk audit mendatang. Tetapi dapat memakan waktu dan stres untuk menanggapi audit, terutama tidak ada sistem untuk mengelola compliance secara proaktif. Kabar baiknya adalah teknologi kami mempermudah karyawan menarik file untuk ditinjau dan dengan cepat menemukan dokumen yang hilang atau sudah kadaluarsa

Menyelesaikan Pertanyaan Mereka Sendiri

Menjawab pertanyaan karyawan bisa memakan waktu lama, apalagi jika itu adalah pertanyaan rutin. Untuk memastikan karyawan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk compliance dan lebih banyak untuk orang, langkah pertama adalah memusatkan semua pertanyaan dan jawaban mereka – bukan hanya yang paling penting. Solusinya adalah membantu karyawan untuk menolong diri mereka sendiri dengan memberi mereka kesempatan untuk menemukan jawaban atas pertanyaan mereka sendiri.

Kita hidup di dalam world of services di mana karyawan menghargai kesederhanaan dan kepraktisan. Di mana portal pengetahuan dan fungsi yang dipersonalisasi menjadi bagian utama dari kehidupan kita sehari-hari. Namun, tujuan SDM bukan untuk diakses, tetapi untuk mengkomunikasikan sentuhan manusia.

Jika Anda memiliki masalah besar, Anda masih perlu mengangkat telepon dan mengajukan permintaan, dan Anda ingin menghindari melakukannya. Anda berharap membuatnya semudah menemukan jawaban di Google. Alih-alih menghabiskan waktu untuk menjawab pertanyaan sederhana, luangkan lebih banyak waktu untuk membimbing karyawan melalui isu-isu penting seperti cuti melahirkan atau memindahkan karyawan dari kantor.

Terbantu dengan Data

Kebutuhan untuk memiliki kemampuan analisis telah menjadi “dunia baru” bagi sumber daya manusia. Analisis data diperlukan untuk memberikan waktu kepada departemen SDM untuk fokus pada perubahan program yang mempengaruhi produktivitas dan kesejahteraan karyawan.

Semakin nyaman pekerjaan SDM dengan penggunaan data untuk mengoptimalkan proses dan program, semakin besar kemungkinan sumber daya kana dihabiskan untuk proyek yang benar-benar membuat perbedaan bagi perusahaan. Untungnya, departemen sumber daya manusia tidak membutuhkan latar belakang statistik. Meskipun teknologi tidak memanusiakan tempat kerja, jika digunakan dengan benar dapat membantu kita menjadi lebih manusiawi. Alih-alih mengurus semuanya, teknologi memungkinkan kita melakukan sesuatu untuk orang lain, bukan untuk diri kita sendiri.

Hubungi kami sekarang untuk 1 Jam konsultasi secara gratis!

Baca lagi: Berapa Banyak Waktu yang Anda Habiskan Untuk Pekerjaan Manual dan Berulang?

Written by: Elicia Yeo

Translation by: Shania Amalia Hafta