Kesejahteraan karyawan di tempat kerja sangatlah penting karena beberapa alasan. Pertama, karyawan yang merasa dihargai dan didukung oleh majikannya lebih cenderung terlibat dan produktif. Ini dapat berdampak positif pada hasil akhir perusahaan. Kedua, budaya tempat kerja yang positif, yang memprioritaskan kesejahteraan karyawan, memiliki tingkat retensi karyawan yang baik. Hal ini tentunya akan mengurangi biaya yang terkait dengan pergantian karyawan. Selain itu, ketika karyawan sehat secara fisik dan mental, mereka tidak akan terlalu sering mengambil cuti sakit atau mengalami kelelahan. Cuti terlalu banyak tentu dapat berdampak negatif pada produktivitas.

Dengan berinvestasi pada kesejahteraan karyawan, perusahaan dapat meningkatkan reputasinya sebagai pilihan tempat bekerja yang baik. Sehingga, dapat membantu menarik dan mempertahankan karyawan dengan keterampilan yang terbaik. Memperhatikan kesejahteraan karyawan adalah hal yang benar untuk dilakukan.

Otomatisasi cerdas berbasis Artificial Intelligence (atau Kecerdasan Buatan) memiliki potensi untuk secara signifikan meningkatkan kesejahteraan karyawan di tempat kerja. Dengan mengotomatisasi pekerjaan manual dan repetitif, karyawan dapat memiliki lebih banyak waktu dan mengurangi tingkat stres. Ini pada akhirnya dapat mengarah pada peningkatan kepuasan kerja.

Berbagai Masalah yang Dihadapi Karyawan Terkait Pekerjaannya

Menurut studi yang dilakukan oleh Gallup, hampir 2/3 pekerja full-time di Amerika Serikat mengalami burnout di tempat kerja. 23% di antaranya melaporkan sering atau selalu merasa burnout. Studi tersebut menemukan bahwa karyawan yang sering melakukan pekerjaan repetitif atau monoton akan berisiko lebih tinggi mengalami burnout.

Menurut studi terbaru yang dilakukan oleh World Health Organization (WHO) pada tahun 2021, burnout memengaruhi sekitar 1 dari 3 pekerja secara global. Meskipun burnout dapat disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk ketidakamanan pekerjaan dan beban kerja yang tinggi, pekerjaan manual yang repetitif adalah faktor penyumbang yang signifikan. Bahkan, sebuah studi yang dilakukan oleh American Psychological Association menemukan bahwa pekerjaan repetitif adalah penyebab burnout yang paling umum di kalangan pekerja, dengan 41% responden melaporkan hal ini sebagai faktor yang berkontribusi. Selain itu, survei yang dilakukan oleh Deloitte menemukan bahwa 90% pekerja percaya bahwa otomatisasi dapat membantu mengurangi beban pekerjaan repetitif dan meningkatkan kesehatan mental dan kesejahteraan karyawan.

Asana pada “Anatomy of Work Index” menyatakan bahwa secara mingguan, karyawan menghabiskan rata-rata empat jam dan 38 menit untuk melakukan pekerjaan yang tidak efektif, yang menyumbang lebih dari 10% waktu kerja total mereka. Ini berarti bahwa setiap tahun, lebih dari 200 jam terbuang untuk pekerjaan manual yang bernilai rendah dan telah diselesaikan oleh diri mereka sendiri atau orang lain.

Statistik ini menyoroti pentingnya mengatasi dampak negatif dari pekerjaan manual yang repetitif pada kesejahteraan karyawan. Serta, manfaat potensial dari mengimplementasikan solusi otomatisasi untuk mengurangi beban tersebut.

Baca tentang berapa banyak waktu yang karyawan habiskan untuk pekerjaan manual dan berulang

Aspek yang Mempengaruhi Kesejahteraan Karyawan

Kesejahteraan karyawan meliputi beberapa aspek penting. Aspek ini berkontribusi pada kesehatan dan kebahagiaan mereka secara keseluruhan di tempat kerja. Aspek-aspek tersebut meliputi:

  • Physical wellbeing (kesejahteraan fisik)

Mencakup aspek seperti pola makan yang sehat, olahraga secara teratur, dan istirahat yang cukup, serta lingkungan kerja yang aman dan nyaman.

  • Mental and emotional wellbeing (kesejahteraan mental dan emosional)

Meliputi aspek seperti mengelola tingkat stres, menjaga hubungan positif dengan rekan kerja, dan memiliki akses dukungan kesehatan mental saat dibutuhkan.

  • Career wellbeing (kesejahteraan karir)

Mencakup aspek seperti peluang pengembangan karir, keamanan pekerjaan, dan merasa dihargai dan didukung di tempat kerja.

  • Social wellbeing (kesejahteraan sosial)

Khususnya aspek seperti merasa terhubung dengan orang lain di tempat kerja, memiliki rasa komunitas, dan merasa bahwa pekerjaannya bermakna dan berkontribusi pada tujuan yang lebih besar.

  • Financial wellbeing (kesejahteraan finansial)

Mencakup aspek seperti kompensasi yang adil, akses ke manfaat, dan stabilitas keuangan.

  • Spiritual wellbeing (kesejahteraan spiritual)

Mencakup aspek seperti merasa memiliki tujuan dan arti dalam pekerjaan, merasa terhubung dengan kekuatan yang lebih tinggi, dan merasa bahwa nilai-nilai diri sejalan dengan nilai-nilai perusahaan.

Secara keseluruhan, memprioritaskan kesejahteraan karyawan meliputi semua aspek tersebut dapat mengarah pada lingkungan kerja yang lebih positif dan memuaskan, berkontribusi pada kepuasan, keterlibatan, dan produktivitas karyawan.

Bagaimana Karyawan Menghabiskan Waktu Kerja Mereka?

Karyawan menghabiskan waktu mereka di tempat kerja dengan berbagai cara, tergantung pada tanggung jawab pekerjaan mereka dan pekerjaan spesifik yang perlu mereka selesaikan. Kebanyakan dari mereka adalah pekerjaan administratif, seperti manajemen dokumen, pengarsipan, pencatatan, dan lainnya. Ada juga “pekerjaan yang spesifik ” yang terkait tanggung jawab pekerjaan karyawan (job description), seperti data entry, customer service, atau software developer.

  • Menurut survei oleh McKinsey, karyawan menghabiskan rata-rata 61% dari waktu mereka pada aktivitas terkait pekerjaan, seperti meeting dan email.
  • Studi oleh Harvard Business Review menemukan bahwa manajer menghabiskan rata-rata 85% dari waktu mereka pada aktivitas terkait komunikasi, seperti meeting, email, dan telepon.
  • Survei oleh Udemy menemukan bahwa karyawan menghabiskan rata-rata 32% dari waktu mereka pada pekerjaan administratif, seperti data entry, pengarsipan, dan pencatatan.
  • Menurut studi oleh Microsoft, karyawan menghabiskan rata-rata 2,5 jam per hari pada tugas-tugas terkait email, seperti menjawab email, mengelola kotak masuk, dan menjadwalkan janji.
  • Survei oleh Society for Human Resource Management menemukan bahwa karyawan menghabiskan rata-rata 28% dari minggu kerja mereka pada pekerjaan administratif, seperti data entry. Mereka juga menemukan bahwa departemen SDM menghabiskan rata-rata 14 jam per minggu untuk memperbarui data karyawan secara manual, seperti catatan waktu dan kehadiran dan informasi manfaat.
  • Survei lain oleh Asana menemukan bahwa karyawan menghabiskan rata-rata 60% dari minggu kerja mereka pada tugas-tugas terkait pekerjaan tentang pekerjaan, seperti menjawab email dan menghadiri rapat.

Laporan oleh Workforce Institute menemukan bahwa 54% karyawan membuang-buang waktu di tempat kerja karena mereka merasa kewalahan dengan pekerjaan dan tanggung jawab.

Statistik ini mendorong organisasi untuk mencari solusi yang dapat membantu karyawan mengalokasikan waktu mereka dengan lebih efektif dan produktif.

Apa Penyebab Karyawan Tidak Produktif?

Ada beberapa hambatan yang dapat mencegah karyawan menjadi produktif, termasuk:

  • Proses yang tidak efisien

Proses yang ketinggalan zaman atau tidak efisien dapat melambatkan aliran kerja karyawan dan membuatnya sulit untuk menyelesaikan tugas dengan efisien, menyebabkan frustrasi dan produktivitas yang rendah. Ketika aliran kerja dan proses tidak optimal, ini dapat mengakibatkan penundaan, kesalahan, dan ketidak-efisienan, yang dapat mempengaruhi produktivitas.

  • Beban kerja yang berlebihan

Ketika karyawan memiliki terlalu banyak tugas atau tenggat waktu yang tidak realistis, mereka mungkin merasa kewalahan.

  • Kurangnya motivasi

Karyawan mungkin merasa kurang termotivasi jika mereka tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan keseluruhan organisasi.

  • Burnout dan stress

Beban kerja yang tinggi, jam kerja yang panjang, dan kurangnya keseimbangan antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi dapat menyebabkan burnout dan stres, yang dapat berdampak negatif pada kesehatan mental dan fisik karyawan, dan mengurangi produktivitas mereka.

Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan dengan Otomatisasi dan AI

Otomatisasi cerdas (otomatisasi dengan Artificial Intelligence) menjadi semakin penting dan esensial dalam meningkatkan kesejahteraan karyawan di tempat kerja. Hal ini karena meningkatnya kebutuhan untuk produktivitas yang lebih tinggi dan kompleksitas kerja yang semakin meningkat.

Pentingnya Otomatisasi dan AI untuk Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan

Berikut adalah beberapa alasan mengapa otomatisasi cerdas menjadi semakin mendesak:

  • Peningkatan beban kerja

Karyawan menghadapi peningkatan beban kerja karena permintaan produktivitas yang lebih tinggi dan kebutuhan untuk mengelola tugas yang lebih kompleks. Hal ini dapat menyebabkan kelelahan dan penurunan kesejahteraan, yang dapat memengaruhi produktivitas dan semangat kerja.

  • Tugas-tugas berulang dan bernilai rendah

Pekerjaan repetitif dan bernilai rendah seperti entri data dan pembuatan laporan dapat membosankan dan memakan waktu, sehingga menyebabkan frustrasi dan kurangnya keterlibatan karyawan.

  • Proses yang tidak efisien

Proses yang tidak efisien dapat menyebabkan keterlambatan, kesalahan, dan pemborosan waktu, yang dapat memengaruhi kesejahteraan dan produktivitas karyawan.

  • Tingkat pekerjaan manual yang tinggi

Banyak karyawan masih melakukan tugas-tugas manual dan berulang yang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Hal ini dapat menyebabkan frustrasi, serta meningkatkan risiko kesalahan atau eror dalam pekerjaan.

  • Kemajuan teknologi

Kemajuan teknologi otomatisasi cerdas seperti Artificial Intelligence, Machine Learning, dan robotics yang pesat, membuat semakin mendesak bagi perusahaan untuk mengadopsi solusi-solusi ini agar tetap kompetitif.

  • Kebutuhan untuk upskilling dan reskilling

Seiring dengan kemajuan teknologi, karyawan memerlukan keterampilan dan pengetahuan baru untuk tetap relevan dan kompetitif. Otomatisasi dengan AI dapat memberikan kesempatan bagi karyawan untuk belajar keterampilan baru dan mengembangkan keahlian mereka. Ini meningkatkan nilai mereka bagi organisasi dan mempromosikan pertumbuhan karir.

Bagaimana Otomatisasi dan AI dapat Meningkatkan Kesejahteraan Karyawan?

Berikut adalah beberapa contoh pekerjaan manual yang bisa kita otomatisasi dengan menggunakan otomatisasi berbasis Artificial Intelligence:

Data Entry

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat membantu pengentrian data. Ini mengurangi waktu dan usaha yang karyawan perlukan untuk memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet atau sistem.

Invoice Processing & Order Processing

Mengotomatisasi pemrosesan faktur dapat mengurangi waktu dan upaya yang karyawan perlukan, termasuk entri data, pemrosesan dan penyusunan faktur tersebut, dan mendapatkan persetujuan.

Membuat Laporan

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat menghasilkan laporan secara otomatis. Hal ini membantu menghilangkan kebutuhan bagi karyawan untuk membuat laporan secara manual dan membebaskan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bermakna.

Onboarding Karyawan

Otomatisasi proses onboarding untuk karyawan baru dapat mengurangi waktu dan upaya yang biasanya tim HR butuhkan untuk pekerjaan administratif. Contohnya, mengumpulkan informasi pribadi, menandatangani dokumen, membuat akun baru pada sistem karyawan, dan lain sebagainya.

Baca lebih lanjut: HR Automation – Masa Depan HRD dengan Memanfaatkan Otomatisasi dan Artificial Intelligence

Customer Support

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat mengotomatisasi pekerjaan berbasis layaan pelangggan. Seperti, menanggapi pertanyaan atau masalah umum. Ini membantu membebaskan karyawan untuk fokus pada permintaan pelanggan yang lebih kompleks.

Compliance Reporting

Otomatisasi proses compliance reporting dapat mengurangi waktu dan usaha yang karyawan perlukan untuk memastikan kepatuhan regulasi, termasuk pengumpulan data, analisis, dan pelaporan.

Inventory Management

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat mengotomatisasi tugas-tugas manajemen inventaris, seperti pelacakan tingkat inventaris, memesan kembali produk, dan mengelola stok habis.

Analisis keuangan

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat mengotomatisasi tugas-tugas analisis keuangan, seperti rekonsiliasi akun, meramalkan arus kas, dan menganalisis data keuangan. Ini membebaskan karyawan untuk fokus pada perencanaan keuangan yang lebih strategis.

Mengatur Email

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat membantu karyawan mengelola email mereka dengan memprioritaskan dan mengkategorikan serta merespon pertanyaan umum. Hal ini dapat membantu mengotomatisasi tugas-tugas rutin seperti mengirim pengingat atau menjadwalkan pertemuan.

Pemrosesan Dokumen

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat membantu karyawan dalam memproses dokumen dengan mengotomatisasi banyak proses manual dan repetitif yang terlibat. Langkah-langkah ini biasanya terdiri dari entri data, formatting, dan persetujuan.

  • Routing dan persetujuan dokumen

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat melakukan proses routing dokumen untuk tim lain tinjau dan setujui, sehingga mengurangi waktu dan usaha yang biasanya habis untuk mengelola proses ini secara manual.

  • Ekstraksi data

Robot cerdas dapat mengekstrak data dari dokumen secara otomatis, mengurangi kebutuhan untuk karyawan untuk memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet atau database.

  • Formatting dokumen

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat menerapkan format yang konsisten pada dokumen secara otomatis, mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk membentuk dokumen secara manual.

  • Mengumpulkan dokumen

Robot cerdas dapat secara otomatis mengumpulkan dokumen, mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan jika dilakukan secara manual.

  • Klasifikasi dokumen

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat mengklasifikasikan dokumen secara otomatis, mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk mengkategorikan dan mengorganisasi dokumen secara manual.

Analisis Data dengan AI

Beberapa contoh:

  • Mengumpulkan data secara otomatis

Robot cerdas dapat mengotomatisasi proses pengumpulan data, termasuk data dari beberapa sumber yang dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan jika dilakukan secara manual.

  • Data Cleaning

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat melakukan data cleaning. Pada prosesnya, biasanya melibatkan mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan, ketidaksesuaian, dan ketidakakuratan dalam data.

  • Integrasi Data

Integrasi data dari beberapa sumber dapat menjadi proses yang kompleks dan memakan waktu. Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat membantu mengotomatisasi proses ini, memastikan bahwa data terintegrasi dengan cepat dan akurat.

  • Analisis Prediktif dengan Machine Learning

Modeling prediktif merupakan proses menggunakan data untuk membuat prediksi tentang suatu data atau probabilitas di masa depan. Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat membantu mengotomatisasi proses pengembangan model prediksi ini. Sehingga, memungkinkan karyawan untuk fokus pada menafsirkan hasil dan membuat keputusan strategis.

  • Mendeteksi Penipuan

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat mengidentifikasi pola dan anomali yang mencurigakan dalam data. Ini membantu karyawan mendeteksi dan mencegah penipuan.

  • Natural Language Processing (NLP) atau Pemrosesan Bahasa Alami

NLP melibatkan penggunaan algoritma pembelajaran mesin untuk menganalisis dan memahami bahasa manusia. NLP dapat membantu mengotomatisasi tugas seperti analisis sentimen, yang melibatkan mengidentifikasi dan mengategorikan pendapat yang diungkapkan dalam data teks.

Baca lebih lanjut tentang analisis data dengan AI

Kesimpulan

Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat membantu meningkatkan kesejahteraan karyawan di tempat kerja dengan mengurangi waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk pekerjaan manual yang berulang. Dengan demikian, karyawan dapat fokus pada pekerjaan yang lebih bermakna dan kreatif.

Selain itu, Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence dapat memberikan kesempatan untuk peningkatan keterampilan dan pertumbuhan karir. Hal ini memungkinkan karyawan untuk mengambil peran yang lebih menantang dan memuaskan. Otomatisasi berbasis Artificial Intelligence menjadi solusi teknologi penting bagi perusahaan untuk mendukung kesejahteraan dan produktivitas karyawan di tempat kerja.

Baca artikel ini: Transformasi Digital dengan AI: Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Tenaga Kerja

Oleh: Kezia Nadira