Apa yang Anda harapkan di hari pertama Anda bekerja? Anda senang bertemu orang baru, dan juga mulai bekerja dan menjadi bagian dari tim baru. Hal yang sama berlaku ketika meja diputar di mana Anda akan menyambut karyawan baru Anda. Anda ingin memberi mereka pengalaman terbaik, tetapi kesalahan kecil selalu terjadi dan dapat menyebabkan ketidaknyamanan yang signifikan pada hari-hari paling kritis mereka. Jangan khawatir, sekarang Anda tahu cara membuat prosesnya lebih nyaman: otomatisasi employee onboarding.

Mengapa Otomatisasi Employee Onboarding?

Onboarding adalah proses manajemen sumber daya manusia utama yang melibatkan perekrutan karyawan baru ke perusahaan atau tempat kerja tertentu. Ini mencakup pertukaran informasi umum tentang perusahaan, nilai-nilainya, tim, acara, dan jadwal.

Melakukan proses ini secara manual berulang kali dapat menyebabkan banyak kesalahan yang dapat menyebabkan frustrasi karyawan atau meningkatkan gesekan. Berikut adalah beberapa tantangan yang dihadapi banyak profesional SDM dalam prosesnya.

Dokumen yang banyak dan rumit

Banyak organisasi mengandalkan proses orientasi karyawan baru, yang melibatkan pendekatan berbasis kertas untuk mengisi kuesioner perekrutan di mana dokumen dikirim melalui email ke karyawan baru, diisi, dan kemudian dikirim melalui faks atau email ke organisasi.

Sayangnya, departemen SDM harus memasukkan semua detail baru secara manual di HRIS. Setuju, sistem adaptasi seperti itu, secara halus, rumit. Namun, kinerja, kecepatan, dan akurasi dapat dikompromikan ketika data ini perlu ditransfer ke lebih dari satu sistem.

Berikut adalah salah satu contoh penerapannya:

Miskomunikasi antar-departemen

Mempekerjakan atau memecat dapat dikoordinasikan secara terpusat oleh departemen SDM, tetapi juga melibatkan banyak departemen lain seperti dukungan TI, keamanan, operasi, tempat, keuangan, dan terkadang unit bisnis lainnya.

Hal ini mengharuskan manajer SDM untuk bertindak sebagai manajer proyek, seperti mengoordinasikan pengadaan komputer fungsional yang disinkronkan dengan Wi-Fi kantor, ID, dan sumber daya lainnya yang harus siap pada hari pertama sewa baru.

Setiap kesalahpahaman antar departemen dapat menunda proses orientasi dan mengurangi kepuasan karyawan, karena mereka bertanya-tanya mengapa organisasi tidak siap untuk mereka pada hari pertama. Oleh karena itu, tugas yang mendesak adalah otomatisasi adaptasi.

Bagaimana Otomasi Employee Onboarding Bekerja?

Faktanya, perusahaan tidak dapat menerapkan alur kerja orientasi yang sepenuhnya otomatis karena ada beberapa prosedur orientasi utama yang memerlukan kehadiran anggota tim SDM untuk mengelola dan meningkatkan proses orientasi untuk karyawan baru.

Mengotomatisasi pemrosesan data karyawan

Pilihan yang bagus adalah mengotomatiskan data Anda dengan membuat sistem alur kerja pribadi yang aman yang meminimalkan dokumen.

Misalnya, dengan mengumpulkan data karyawan dalam suatu sistem, mudah untuk memanfaatkan sepenuhnya hard dan soft skill, keterampilan, pengalaman, sertifikasi, dan pendidikan mereka. Selain itu, Anda dapat menggunakan alat visualisasi data untuk menggunakan informasi dengan mudah.

Baca Juga: Apa itu Intelligent Document Processing (IDP)?

Mengotomatisasi tugas karyawan

Tidak ada email, tidak ada dokumen kertas di meja, dan tidak perlu memeriksa untuk melihat apakah Anda telah menyediakan semua dokumen yang diperlukan untuk karyawan. Buat saja jadwal untuk mentransfer file ke karyawan baru.

Mengotomatisasi pengaturan akun

Menyiapkan banyak akun di berbagai aplikasi dan perangkat lunak sangat berulang untuk departemen TI dan karyawan terbaru. Melalui proses orientasi otomatis, anggota tim SDM dapat menghemat waktu TI sehingga mereka dapat fokus pada tugas yang lebih penting.

Tim HR hanya perlu memasukkan informasi karyawan satu kali, dan alat ini secara otomatis membuat banyak akun di platform yang berbeda.

Mengotomatisasi pengawasan kinerja

Biasanya dibutuhkan waktu lama bagi anggota tim SDM untuk menguji pemahaman karyawan baru tentang proses bisnis dan beberapa kasus sulit. Sebagai gantinya, mereka dapat mengirimkan survei dan secara otomatis menerima hasil dari setiap anggota. Tim SDM hanya perlu menginvestasikan waktu dalam membuat tes yang dapat digunakan kembali untuk kelompok karyawan tertentu.

Mengotomatisasi pengumpulan feedback

Statistik menunjukkan bahwa 20% karyawan baru meninggalkan perusahaan untuk mendapatkan peluang yang lebih baik dalam 45 hari pertama kerja. Oleh karena itu, mengumpulkan umpan balik karyawan tentang kepuasan mereka dengan proses orientasi dan pekerjaan baru dapat membantu mengidentifikasi potensi masalah.

Kecerdasan buatan (AI) membuat proses ini lebih mudah dan efisien. Software Cognitive Automation dapat mengirimkan survei setelah minggu pertama, bulan pertama, atau kuartal pertama pekerjaan. Selain itu, Machine Learning (ML) dapat mengungkapkan ketidakpuasan laten dengan hasil survei untuk mencegah pengurangan karyawan. Berikut ini contoh cara kerjanya:

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk menghitung omset sebelum itu terjadi. Jika risiko melarikan diri terdeteksi, AI mengirimkan peringatan kepada manajer perekrutan atau staf untuk membantu mereka memecahkan masalah.

Mengotomatisasi penilaian KPI

Opsi ini melibatkan penyediaan daftar periksa otomatis dari semua tugas dan tujuan yang harus diselesaikan oleh karyawan baru saat orientasi, seperti membaca dan menandatangani dokumen tertentu, mengikuti tes, atau membuat proyek kolaborasi.

Anda juga dapat mengatur tenggat waktu pada sistem dan mengirim pemberitahuan ketika tanggal semakin dekat. Anda juga bisa mendapatkan beberapa indikator penting dari pekerjaan yang dilakukan.

Kesimpulan

Orientasi karyawan adalah proses SDM utama yang menyiratkan keterlibatan karyawan baru ke perusahaan atau tempat kerja tertentu. Namun, mempertahankan karyawan adalah proses yang berkelanjutan. Perusahaan dan profesional SDM perlu berinvestasi lebih banyak dalam ‘pekerjaan manusia’ daripada melakukan ‘pekerjaan kertas’.

Masih banyak lagi proses HR yang bisa diotomatisasi oleh Gleematic. Dengan Gleematic, Anda menghemat waktu dan uang. Karyawan Anda akan dibebaskan dari tugas yang berulang, menghilangkan stres, dan memungkinkan mereka untuk fokus pada aktivitas dengan nilai tambah yang lebih besar.


Baca artikel ini dalam Bahasa Inggris

By: Elsa Ajarwati

Atribusi: Business card photo created by katemangostar – www.freepik.com