Organisasi sering kali harus menangani data dari dokumen semi-terstruktur dan tidak terstruktur yang menyulitkan proses kerja. Mengingat sumber daya manusia yang terbatas, menangani dokumen seperti formulir lamaran kerja, faktur, daftar pesanan, dan dokumen bisnis lainnya dapat menjadi beban. Data yang dikerjakan secara manual bisa sangat membosankan dan rentan terhadap kesalahan manusia. Dunia bisnis mulai menemukan penggunaan Intelligent Document Processing (IDP) untuk membebaskan staf dari pekerjaan yang membosankan.

Baca Juga: Manfaat Robotics Process Automation (RPA)

Apa Itu Intelligent Document Processing (IDP)?

Istilah Intelligent Document Processing (IDP) semakin banyak digunakan oleh perusahan untuk menggambarkan proses untuk mendapatkan data dari dokumen menggunakan Artificial Intelligence (AI).

Intelligent Document Procesing adalah proses menerjemahkan isi dokumen, baik fisik maupun elektronik, menjadi sesuatu yang berarti untuk ditangani oleh mesin (komputer).

Proses ini mengubah data yang masuk menjadi sesuatu yang “terstruktur” sehingga software seperti Robotics Process Automation (RPA) dapat mengambil alih pekerjaan dan melanjutkan entri otomatis ke berbagai sistem.

Intelligent Document Processing (IDP) lebih dari sekadar OCR (Pengenalan Karakter Optik). OCR hanyalah bagian dari teka-teki gambar yang mencoba mengubah gambar menjadi karakter yang dapat dibaca mesin, tanpa memahami apa arti karakter tersebut.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu OCR

IDP memanfaatkan berbagai aspek AI seperti Natural Language Processing (NLP) dan Machine Learning (ML) untuk membantu mengklasifikasikan data dan mengelompokkan kategori poin data yang sama menjadi satu.

IDP seperti jembatan antara dunia data manusia yang sebenarnya dan alat otomatis seperti Robotics Process Automation (RPA) yang cocok dengan data terstruktur (misalnya yang ada di spreadsheet dan database). Sederhananya, IDP dapat mengubah dokumen PDF menjadi file Excel atau file CSV dengan data yang dapat diproses oleh RPA atau diimpor ke sistem IT yang ada.

Bagaimana Intelligent Document Processing Bekerja?

Langkah ekstraksi dilakukan melalui OCR, yang mengenali karakter tercetak dan mengubahnya menjadi format data digital yang dapat dibaca mesin. Setelah diekstraksi, data akan melalui serangkaian teknik berbasis AI untuk meningkatkan kualitas hasil.

Setelah informasi dikumpulkan, aplikasi bisnis dapat mengambil langkah-langkah untuk memulai pemrosesan data, seperti membuat proses bisnis baru dan mengelola data. Sebagai contoh, IDP dapat memproses berbagai jenis invoice dengan format yang berbeda-beda (semi-terstruktur) ke dalam satu sistem. Berikut ini adalah video penjelasannya:

Peran Intelliegent Document Processing (IDP) untuk Bisnis

Semua jenis perusahaan berpotensi mendapatkan keuntungan dari IDP. Dari pengalaman kami, kami mencatat bahwa industri perbankan, jasa keuangan dan asuransi dan logistik merupakan mayoritas pengguna IDP.

Kami telah membantu pelanggan kami memproses dokumen termasuk dokumen terkait perdagangan (mis. Bill of lading, airway bills, letter of credit), bukti identitas atau alamat tempat tinggal (mis. Paspor, kartu identitas, tagihan telepon), dokumen keuangan (mis. Faktur, kutipan , laporan bank), sertifikat (misalnya sertifikat gelar, sertifikat jarak jauh), dokumen yang berhubungan dengan inventaris (misalnya daftar pengepakan, catatan pengiriman), dan lain-lain.

Intelligent Document Processing (IDP) menghilangkan kebutuhan orang untuk memproses dokumen dalam jumlah besar secara manual. Mengonversi data yang masuk dari PDF (baik dokumen pindaian atau dokumen PDF asli) menjadi file Excel / CSV membuat alur kerja jauh lebih mudah untuk otomatisasi selanjutnya.

Produk seperti Gleematic telah membangun IDP dan Robotics Process Automation (RPA) dalam satu perangkat lunak, yang merupakan kombinasi terbaik untuk memberdayakan otomatisasi yang hampir menyeluruh. Hal ini pada gilirannya membantu menghindari kesalahan manusia, mengurangi waktu pemrosesan dokumen, dan mengurangi biaya pengoperasian.

IDP memungkinkan karyawan untuk bekerja sama dari jarak jauh dalam pembuatan, pengeditan, dan pemrosesan dokumen. Bayangkan menyelesaikan pekerjaan tiga sampai lima kali lebih cepat dengan kombinasi IDP dan RPA bersama-sama.

Cara Menerapkan IDP di Perusahaan Anda

Berikut tips memilih solusi IDP yang akan Anda gunakan:

  1. Pilihlah software yang paling nyaman yang tidak memerlukan kode pemrograman yang rumit.
  2. Pilih IDP yang dipaketkan di dalam atau bekerja dengan lancar dengan perangkat lunak alat otomatis seperti RPA.
  3. Sesuatu yang dapat menangani dokumen dalam berbagai bahasa. Ini penting terutama untuk perusahaan yang bekerja di banyak negara.
  4. Sesuatu yang dapat “dipelajari” dan ditingkatkan dengan lebih banyak data.
  5. Kemampuan untuk bekerja dengan banyak aplikasi TI perusahaan (misalnya perangkat lunak akuntansi, perangkat lunak ERP, dll.)

Gleematic akan memberi Anda manfaat gabungan dari RPA dan Intelligent Document Processing (IDP), terlepas dari sektor industri tempat Anda berada.