Tidak ada yang lebih membuat frustasi daripada harus memutuskan vendor AI/RPA yang tepat untuk Anda gunakan. Tentunya, sebelum mendapatkan persetujuan dari para pembuat keputusan, seperti atasan Anda di kantor. Proses ini akan memakan waktu yang lebih lama daripada yang bisa Anda perkirakan.

Sayangnya, hal ini merupakan kejadian umum dalam memulai implementasi AI/RPA untuk suatu proyek. Namun, Anda dapat sepenuhnya menghindari situasi tersebut dengan meneliti vendor AI/RPA dan mengajukan pertanyaan yang tepat selama proses evaluasi dan seleksi.

Saat hendak melibatkan vendor AI/RPA, pasti akan ada banyak pertanyaan yang ingin ditanyakan. Sebagai vendor AI/RPA, berikut adalah 10 pertanyaan yang penting untuk ditanyakan.

1. Apakah vendor tersebut memiliki pengalaman di domain Anda?

Sebagian besar proyek AI/RPA akan membutuhkan tim untuk bisa bekerja sama dengan pengguna bisnis. Jika konsultan AI/RPA tidak memiliki pengetahuan tentang domain tersebut, maka mereka akan menghabiskan banyak waktu untuk mencoba memahami proses dan persyaratan bisnis Anda. Hal ini akan menghabiskan waktu Anda yang berharga. Misalnya, jika Anda berada di industri logistik, cek apakah vendor Anda telah berhasil mengimplementasikannya di perusahaan logistik sebelumnya.

2. Bagaimana mereka memastikan machine model yang mereka buat untuk Anda tetap relevan?

Model machine learning dibentuk berdasarkan riwayat data. Namun, jika lingkungan data berubah, model machine learning akan menjadi kurang akurat. Vendor harus memiliki cara untuk memperbarui training model dengan data yang lebih up-to-date. Jika tidak, Anda perlu menghabiskan waktu ekstra untuk membuat ulang model baru dan melatih ulang robot.

3. Siapa saja dan bagaimana latar belakang tim mereka?

Apakah anggota tim mereka memiliki pengalaman yang relevan? Apakah mereka berkomunikasi dengan baik bersama tim Anda? Memiliki chemistry dan komunikasi yang tepat sangatlah penting untuk dapat menyelesaikan proyek dengan baik.

4. Apakah staf mereka permanen atau kontrak?

Banyak perusahaan besar yang tidak memiliki konsultan tetap. Mereka mungkin hanya mempekerjakan staf ketika mereka menerima proyek baru. Ini sangat berisiko karena tidak ada yang akan mendukung atau membantu Anda saat proyek selesai. Vendor tersebut mungkin tidak memiliki kemampuan untuk membantu Anda dengan masalah apapun setelah proyek atau kontrak berakhir.

5. Teknologi apa saja yang mereka gunakan dalam suatu proyek?

Apakah mereka menggunakan teknologi dasar yang akan mendukung kebutuhan Anda, yang mana juga akan terus berkembang? Jika vendor Anda menggunakan teknologi lama yang memiliki batasan-batasan tertentu seperti fitur atau fungsionalitas, maka hal ini juga bisa menjadi masalah untuk Anda. Misalnya, jika aplikasi software dibuat di platform yang memiliki fitur AI atau kecerdasan buatan, maka Anda bisa tenang dan lebih siap untuk kebutuhan akan fitur apapun. Contohnya, jika pada suatu proyek mengharuskan Anda untuk memiliki fitur membaca teks pada gambar, maka apabila vendor Anda memiliki fitur OCR, tentunya akan menjadi nilai tambah untuk Anda.

6. Apakah mereka akan berbagi pengetahuan atau informasi setelah proyek selesai?

Sebagian besar, vendor akan menyetujui hal ini. Namun, ada baiknya untuk memastikannya terlebih dahulu dengan mereka, atau Anda bisa bertanya kepada pelanggan mereka yang lain. Anda mungkin harus membayar biaya maintenance yang tinggi jika vendor menolak untuk memberi informasi atau pengetahuan terkait produk software mereka. Penting lagi, apakah mereka juga memiliki cara yang baik untuk melatih tim Anda dalam memahami software mereka?

7. Apakah mereka memiliki proyek yang cukup untuk tinggal di lokasi Anda?

Saat Anda memiliki konsultan AI/RPA, penting agar mereka didukung oleh vendornya. Sehingga, jika konsultan tidak ada, vendor akan terus mendukung mereka. Apakah vendor tersebut memiliki cukup pelanggan di wilayah Anda? Atau, apakah Anda memiliki akses ke vendor asli pembuat software? Hal ini penting agar Anda tahu, siapa yang harus dituju, seandainya tim implementasi proyek memutuskan untuk pindah ke tempat lain.

8. Dukungan apa saja yang akan Anda dapatkan dari mereka setelah proyek selesai?

Bisakah Anda tetap stay in contact dengan konsultan yang membantu Anda mengimplementasikan AI/RPA untuk proyek Anda? Sangatlah penting untuk bisa terus berkomunikasi dengan konsultan tersebut. Jika tidak, apakah software mereka cukup mudah dipahami oleh Anda dan tim Anda, sehingga Anda tidak memerlukan konsultan mereka apabila suatu masalah muncul?

9. Apakah konsultan yang paling berperan akan tetap bersama Anda selama keberlangsungan proyek?

Akan sangat baik untuk memastikan bahwa vendor AI/RPA memiliki cara untuk memastikan konsultan yang paling berperan dalam proyek Anda, dapat bekerja dengan Anda dari hari pertama hingga terakhir selama proyek berjalan. Jika tidak, jika konsultan tersebut pergi, maka Anda harus membahas semuanya lagi dengan konsultan yang baru. Tentunya, hal ini akan membuang-buang waktu dan biaya.

10. Apakah solusi dapat dipertahankan dan ditingkatkan di masa mendatang?

Ketika vendor memperbarui suatu software (software update), apakah versi baru tersebut kompatibel untuk proyek Anda? Beberapa produk sulit untuk ditingkatkan ketika ada versi baru. Hal ini menyebabkan mereka mengharuskan Anda untuk mengulang proyek dengan menggunakan versi software yang baru. Selain boros waktu dan energi, tentunya hal ini akan berimbas sangat mahal untuk biaya operasional Anda.

Baca tentang bagaimana memulai strategi otomatisasi proses bisnis yang sukses

Oleh: Kezia Nadira