Mengekstraksi data dari dokumen merupakan pekerjaan utama dalam beberapa bidang pekerjaan. Terlepas dari industrinya, seringkali sebuah perusahaan harus dapat memproses dokumen baik dalam bentuk fisik maupun digital dalam jumlah besar. Hal ini tentunya bertujuan untuk mengumpulkan dan merekam informasi. Namun, sanggupkah karyawan dalam perusahaan tersebut memproses begitu banyak dokumen dalam sehari? Jika proses ini berjalan secara manual, bukankah pekerjaan tersebut sangat melelahkan? Apabila perusahaan tidak mencari teknologi yang dapat menjadi solusi untuk masalah ini, akan dapat menyebabkan tekanan besar tidak hanya bagi karyawan namun juga keseluruhan operasional perusahaan.

Berikut adalah beberapa tantangan yang menjadi penghalang bagi sebuah perusahaan untuk mengotomatisasi pemrosesan dokumen:

  • Beberapa teknologi Intelligent Document Extraction tidak dapat mengotomatisasi berbagai proses dan hanya berfungsi pada dokumen tertentu,
  • Beberapa teknologi Intelligent Document Extraction kebanyakan memerlukan coding dan programming tingkat tinggi, sehingga sulit bagi sebagian besar pekerja untuk dapat menggunakannya.

Mengapa Teknologi Intelligent Document Extraction Penting?

Sebuah perusahaan dapat memperoleh berbagai manfaat melalui teknologi Intelligent Document Extraction, seperti:

  • Hemat biaya dan waktu

Memproses dokumen secara manual tidak hanya memakan waktu yang banyak, namun juga membuat biaya operasional membengkak dikarenakan karyawan yang harus lembur sehingga meningkatkan overtime allowance.

Dengan adanya teknologi intelligent document extraction, perusahaan tidak hanya mendapatkan teknologi yang mampu memproses dokumen secara cepat, namun juga berkurangnya biaya operasional. robot dapat memproses dokumen – terlepas dari berapa banyak pun jumlahnya – hanya dalam hitungan menit.

  • Meringankan beban pekerjaan karyawan

Dengan adanya teknologi ini, karyawan tidak harus lagi memproses dokumen secara manual. Apabila sebelumnya karyawan harus menghabiskan waktu untuk memindai dokumen, membaca dan memindahkan data dari dokumen tersebut ke komputer, kini karyawan hanya perlu memberikan validasi dan pengecekan atas pekerjaan robot saja.

Hal ini tidak hanya akan mengurangi beban pekerjaan karyawan, namun juga memberikan lebih banyak kesempatan dan waktu bagi karyawan untuk mengerjakan pekerjaan lain yang lebih bersifat strategis bagi perusahaan atau bernilai lebih.

  • Meminimalisir human-error

Robot pada software tidak mengenal human-error, karena robot dapat menghasilkan pekerjaan yang hampir mendekati tingkat akurasi sempurna. Apabila sebelumnya pekerjaan manual ini dikerjakan oleh karyawan, tentu saja dapat menyebabkan human-error. Hal ini karena karyawan cenderung merasa jemu atau jenuh dengan volume pekerjaan yang besar, sehingga akan mempengaruhi fokus dan konsentrasinya dalam mengerjakan pekerjaan. Hal ini akan berimbas dengan meningkatnya human-error.

Dengan adanya software untuk mengotomatisasi pemrosesan dokumen secara cerdas, human-error dapat terminimalisir.

Baca tentang peran Intelligent Document Processing (IDP) untuk bisnis di Indonesia

Apa Saja Teknologi pada Intelligent Document Extraction?

Intelligent document extraction melibatkan berbagai teknologi kecerdasan buatan yang dapat mendukung keakuratan ekstraksi data:

  • OCR – Membantu dengan mengubah tipe file apa pun yang berisi teks tertulis menjadi data digital yang dapat terbaca oleh mesin. OCR merupakan pengenalan teks (text-recognition). OCR adalah teknologi yang dapat memindai dokumen untuk mengubahnya menjadi dokumen digital yang dapat terbaca oleh mesin komputer. Pada umumnya, saat memindai dokumen, sulit bagi mesin komputer untuk dapat mengenali teks (atau karakter) pada dokumen tersebut. Hal ini akan membuat dokumen tersebut tidak dapat diedit, diubah formatnya atau lain-lain.
  • Machine Learning – Melatih mesin untuk memahami pola dan tren dari kumpulan data, sehingga mampu melakukan ekstraksi data tertentu dari dokumen yang masuk. Machine Learning dapat bekerja untuk data terstruktur dan tidak terstruktur.
  • Natural Language Processing (NLP) – Membantu mesin untuk menafsirkan kalimat atau teks tertulis oleh manusia untuk diproses lebih lanjut sehingga meningkatkan performa ekstraksi. NLP membantu mengidentifikasi informasi tertentu pada sebuah dokumen. Dengan NLP, robot dapat mengekstrak data dari dokumen dalam berbagai bahasa (Inggris, Cina, Indonesia, Vietnam, Jepang, dll).

Proses Intelligent document extraction adalah sebagai berikut:

Proses ekstraksi data

Bagaimana Memilih Software yang Tepat?

Selain teknologi intelligent document extraction di atas, sangat penting untuk menjadikan beberapa hal di bawah ini sebagai pertimbangan dalam memilih vendor atau software yang tepat:

  • User-friendly

Dengan interface yang user-friendly serta penggunaan fiturnya yang tidak mengharuskan pengguna untuk memiliki kemampuan coding atau pemrograman, tentunya perusahaan akan lebih menaruh minat pada software tersebut. Hal ini karena akan lebih mudah bagi karyawan untuk belajar sehingga dapat mengimplementasikan robot lebih cepat untuk pekerjaan mereka.

  • Mudah untuk penyesuaian (customization)

Sangat penting bagi vendor untuk dapat menyesuaikan otomatisasi tergantung pada proses kerja yang diinginkan sebuah perusahaan, karena setiap bisnis kemungkinan besar akan memerlukan data yang berbeda untuk dikumpulkan.


Baca artikel ini dalam Bahasa Inggris

By: Kezia Nadira